Contratar un consultor: cómo evitar que se convierta en tu peor inversión

Descubre las trampas comunes y lo que realmente necesitas para aprovechar la ayuda de un consultor sin tirar tiempo ni dinero

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😔 Antes de nada, un recuerdo para todos los que leéis esto desde Valencia y toda la zona afectada por la DANA. Especialmente para las víctimas y sus familiar, claro.

Abrazo fuerte.

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Tarde o temprano en una pyme se hace necesario llamar a alguien de fuera para que dé ese empujón… aunque admitirlo cueste.

Es entonces cuando alguien pronuncia la extraña palabra: consultor.

Habrá pocas profesiones más ambiguas que la nuestra, muy pocas personas sabrían explicar con claridad qué narices hace un consultor y cómo te puede ser útil.

Conversación típica tomando una cerveza con amiguetes:

-Y tú, ¿a qué te dedicas?
-Soy consultor.

Efectivamente, sonido de grillos.

Algunos se atreven a pedir aclaración, otros ponen cara de whatthefuck. En casos así quito hierro al asunto con bromas tipo no te preocupes, es todo legal.

Algo parecido pasa también en la empresa, muy pocos sabrían explicar exactamente a qué se dedica.

Dilbert dejando a los consultores a la altura del betún…

Normalmente se llama a un consultor con la expectativa de que, por ejemplo, resuelva un problema, ayude a mejorar procesos o a avanzar en la estrategia. Eso por poner algunos ejemplos, pero hay muchos más.

A veces se ve al consultor como una especie de ser mitológico que llegará a lomos de un blanco corcel a salvar la empresa. Esperando que, con todas esas respuestas que trae consigo, de repente y por arte de birlibirloque todo quede solucionado.

Sin embargo la experiencia me dice que a menudo la empresa, el cliente, en realidad no está preparada para colaborar con un consultor.

Ojo, tal y como yo lo veo, contratar un consultor puede ser de las mejores inversiones que haga una empresa. No soy imparcial, claro está, pero también sé el impulso que una ayuda de este tipo le puede dar a una pyme.

Como digo, puede ser una gran inversión… siempre que sepas cómo gestionar la relación.

No lo digo porque los consultores seamos especialmente dificilitos, al menos no más que otras profesiones. Pero para que la relación sea productiva y profesional hay ciertas cosillas a tener en cuenta.

👌 ¡Dentro lista!

Respeta el tiempo del consultor

⏳Un consultor no deja de ser un profesional como otro cualquiera y de los que valora mucho su tiempo.

Evita a toda costa las reuniones “exploratorias” que terminan siendo consultas encubiertas. Se huelen de lejos y a nadie le gusta que le tomen el pelo.

Los consultores estamos acostumbrados a estos acercamientos, donde parece que solo se busca orientación gratuita, no es algo que nos sorprenda.

Un consultor serio, con experiencia, valorará mucho que el cliente respete su tiempo, que no trate de “sondear” sin intención real de contratar.

Si de verdad quieres que la relación comience con buen pie, esta es la primera regla de oro: reconocer el valor de su tiempo desde el primer contacto.

Contratar es fácil, colaborar no tanto

🛟 Lo primero es aclarar si realmente necesitas un consultor o si lo que buscas es un salvavidas ante un problema que podría abordarse internamente.

Este es uno de los errores más comunes. Las empresas a veces creen que un consultor será una solución mágica, alguien que llega y resuelve de un plumazo lo que el equipo interno no ha podido solucionar.

En realidad, un consultor externo aporta experiencia y perspectiva, pero su capacidad de ayudar depende mucho de la claridad del problema que le presentemos y de nuestra disposición a trabajar conjuntamente.

Pero claro, si lo que viene a hacer el consultor es percibido como una invasión de competencias en toda regla, se vienen toros…

Nada boicotea más rápido que los comentarios tipo “esto siempre se ha hecho así”.

🚩Aquí es donde pueden aparecer algunas de las banderas rojas que hacen fracasar al más pintado:

• El equipo, ¿está dispuesto a colaborar con alguien externo?

• ¿De qué manera se les ha justificado la contratación de un consultor?

• ¿Hay alguien que se va a sentir infravalorado, dejado de lado?

• ¿El equipo va a intentar boicotear la colaboración?

• En el encargo, ¿se ha dejado de lado al teórico responsable del tema?

Prepararse es clave (y no, no es opcional)

🤔 Uno de los grandes motivos de frustración en cualquier proceso de consultoría es llegar a la primera reunión y descubrir que el problema no está claro.

Si la empresa no ha invertido tiempo en analizar a fondo cuál es el origen de la cuestión, el consultor tendrá que dedicar un tiempo valioso a desentrañar esa maraña en vez de ponerse manos a la obra.

Aquí es donde los clientes pueden diferenciarse: un cliente que llega preparado, con datos, ejemplos y que ha intentado abordar el problema, muestra que se toma en serio la colaboración.

Un cliente que plantea los síntomas y lo único que quiere es olvidarse del tema de forma casi mágica consigue levantar todas las alarmas.

Hacer un trabajo previo es esencial, pero no se trata de hacer el trabajo del consultor; se trata de documentar qué se ha intentado hasta ahora y cuáles han sido los resultados.

Un buen trabajo previo permite que el consultor empiece a resolver el problema desde el día uno y que su intervención sea mucho más efectiva.

No hay que olvidar que el consultor no es un mago. No tenemos varitas mágicas ni pociones secretas.

A menudo los procesos de consultoría tienen más que ver con la colaboración con el equipo interno que con la implementación de soluciones completamente alienas.

De nada sirve si lo haces y luego "te olvidas"

🗄️ Contratar a un consultor para dejar los informes en el cajón es más común de lo que parece y representa un desperdicio de recursos.

El consultor puede aportar soluciones excelentes, pero si las recomendaciones no se implementan, todo el esfuerzo habrá sido en vano.

Aquí entra en juego la importancia del seguimiento y el compromiso.

La consultoría termina con la implementación, que requiere compromiso por parte del cliente. Esto significa tener la voluntad de hacer ajustes y evaluar los resultados con periodicidad.

Imagina que contratas a un consultor que diseña un plan acción determinado, y luego nadie en la empresa se ocupa de hacer el seguimiento de los cambios.

¿Resultado? Evidente: el tiempo y dinero invertidos se convierten en pérdidas.

¿Te sorprende? Pues no te sorprendas. Intentar ahorrar en esta fase puede llevar al colapso del proyecto. La de veces que el propio equipo acaba dejando de lado el proyecto “por falta de tiempo” para hacer el seguimiento adecuado.

Además, recuerda que por mucha experiencia que tenga el consultor, los cambios profundos piden tiempo, implementación, revisión y ajustes. Tu consultor te orientará, pero el compromiso de ejecutar lo que propone es algo que solo tú puedes ofrecer.

Agendas ocultas: la gran trampa

La mayoría de decisiones que se toman en las empresas (y en tu vida personal) tienen que ver con las emociones, así que comprender esa parte emocional es fundamental.

No todo está en los informes, en los KPI, en los cuadros de mando.

Conocer las agendas ocultas, las intenciones no declaradas puede ser determinante para que la colaboración con un consultor sea algo productivo.

Por ejemplo, usar al consultor para reforzar (o debilitar) la posición de alguien dentro de la empresa o como una excusa para justificar una decisión que, en realidad, ya se ha tomado de antemano.

A los consultores, por lo general, no les mola nada cuando se dan cuenta que no se les está ocultando información relevante. Esto no solo crea desconfianza, sino que, llevado al extremo, acaba provocando que el consultor termine abandonando el proyecto.

No tengas miedo de comunicar de forma clara cuál es el objetivo real. Si hace falta pidiendo la confidencialidad necesaria.

Pero para poder aportar valor un colaborador de este tipo necesita transparencia.

Sé claro con tus intenciones desde el principio y evitarás malentendidos y desencuentros que complican el proceso y limitan el impacto de su trabajo.

Ojo con el factor X

Recuerdo hablar de esto con Javier Recuenco hace un tiempo. Por mucha teoría, por mucha metodología, por mucha tecnología que le metas a un proyecto de consultoría…como no tengas en cuenta el Factor X vas vendido.

🅧 ¿Y qué es el Factor X? Pues, ni más ni menos, que todo lo relacionado con el comportamiento humano.

El Factor X marca la capacidad para ver patrones ocultos, tomar decisiones estratégicas con base en criterios poco convencionales o explotar nichos de alta dificultad y valor.

Busca en los consultores que contrates ese misterioso Factor X. Son rasgos más sutiles, que no están en el CV ni en las certificaciones. En cambio, tiene que ver con la capacidad de resolver problemas complejos, pensar de manera disruptiva y adaptarse a contextos inestables o inciertos.

Este tipo de consultores no simplemente implementan soluciones, sino que proponen marcos estratégicos que pueden transformar la forma en que la empresa afronta sus problemas, con un enfoque orientado a la acción y basado en resultados a largo plazo.

Esta lista tampoco es una fórmula mágica, pero tendrás mayores probabilidades de éxito en la relación con cualquier profesional que decidas contratar, asegurándote de que los recursos invertidos valen realmente la pena.

Al final, la consultoría, como cualquier otra inversión, es una apuesta a ganar o perder. Tú decides qué carta jugar.

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🔦 Esto es interesante

Como todo hijo de vecino llevo un tiempo trasteando aplicaciones de inteligencia artificial, viendo cómo las puedo integrar o qué nuevas oportunidades me pueden ofrecer.

La verdad, no me hago una idea de dónde estaremos dentro de 1, 2 ó 3 años en este tema. La velocidad es tal que da un poco de vértigo. Y de FOMO, cómo no.

Uno de los campos en los que la IA está avanzando y a toda leche es en todo lo que tiene que ver con el marketing de prospección. Ya hay mil herramientas al respecto que te ayudan a tareas como:

• Identificar tus prospectos

• Lanzar campañas bien segmentaditas de forma automática

• Seguimientos personalizados según su actividad

• Enriquecimiento de datos de cliente con todo tipo de fuentes

• Rastrear cambios en los perfiles de tus clientes

• Integrar todos esos datos en tu CRM

• Optimizar tu inversión publicitaria para impactar en las mejores oportunidades.

Y un larguísimo etcétera que no cabría aquí…

La última que he probado, esta misma semana, es PersanaAI. Tiene todo eso y mucho más. La verdad es que cuando pruebas este tipo de herramientas te empiezas a dar cuenta de cómo va a cambiar el marketing y las ventas, si es que no lo han hecho ya.

👀 No estamos hablando únicamente de conseguir nuevos contactos. Estamos hablando de una forma completamente nueva de gestionar esas oportunidades.

Fíjate en este vídeo (de Persana, sí) cómo antes incluso de contactar con alguien consiguen un montón de información de valor de un perfil. Incluso con ideas muy concretas para hacer esos primeros acercamientos sin parecer un vendedor de enciclopedias.

¿Cómo te quedas?

Claro, puedes pasar de ello, por supuesto. Pero date cuenta de que si no te pones las pilas tu organización va a ser mucho menos competitiva, porque ten claro que los demás sí lo harán.

No te quedes como las vacas que ven el tren pasar.

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📕Leer es de guap@s

El libro de hoy es uno de esos que lo más probable es que sigas consultando pasados los años.

🙈 Además diría que en este caso la traducción del título no se ajusta a lo que el libro es en realidad. En inglés es “Never split the difference”, algo así como “Nunca dividas la diferencia”.

El autor, Chris Voss, es un ex-negociador del FBI especializado en secuestros con rehenes. Poca broma.

Aquí no vas a encontrar truquitos de mercadillo para negociar, estamos hablando de técnicas que desarman, en sentido literal y figurado.

Desde tácticas de espejo para conectar con la otra parte, hasta estrategias que no dejan espacio para concesiones peligrosas, Voss va directo al grano y desafía a quienes creen que negociar es sinónimo de llegar a un acuerdo a toda costa.

Lo interesante es cómo estos métodos, que parecen sacados de una película de acción, son más útiles para el día a día de lo que uno pensaría. Al final, Voss nos recuerda que la vida misma está llena de negociaciones, y que una concesión innecesaria puede ser más cara de lo que parece.

Está todo mal, pero tiene remedio.

Cuídate,
Agustí López