5 formas reales de usar Notion + IA para ahorrar horas (y no complicarte la vida)

Organiza mejor y dile adiós a las hojas de cálculo eternas.

Notion es una de las aplicaciones más utilizadas como herramienta de productividad y, en definitiva, un espacio de trabajo digital muy flexible. Y dentro de las casi infinitas posibilidades que ofrece están las bases de datos.

Lo que ocurre es que, hasta hace poco, esa funcionalidad tan atractiva a la vez era una barrera para muchos nuevos usuarios. Sin embargo, las novedades que ha ido introduciendo Notion con sus IA generativa nos están facilitando MUCHO las cosas.

Ahora, cada vez que creas una nueva página en Notion, ya puedes arrancar directamente con una base de datos. Vamos a ver cómo.

Menú de opciones al pié de cada página nueva

🚨 Si Notion te hace tilín, pero no tienes no sabes por dónde empezar, esta lista de Ruben Loan tal vez sea un buen punto de partida. 

Sigamos.

Pero aquí no se trata de perder tiempo investigando inútilmente. Se trata de ahorrar tiempo. Por eso, en este artículo te propongo un enfoque claro: partimos de esa función relativamente nueva de la IA de Notion: crear bases de datos con un esfuerzo mínimo.

Cada ejemplo de hoy está pensado para tareas concretas que te suenan: reuniones, contenido, tareas internas, objetivos o proyectos. Como además puede que lo leas en festivo, seguro que entran más ganas de ahorrar tiempo, ¿a que sí?

😉

Vamos al lío:

1️⃣ Actas de reunión con IA

Un mal extendido en las pymes es tomar las notas de las reuniones de cualquier manera. Cada uno por su cuenta, sin conclusiones 100% claras, sin decisiones compartidas y, lo peor, sin unos compromisos claros como el agua que baja del río.

El resultado: tareas olvidadas, decisiones no documentadas y discusiones repetidas que se eternizan.

Con la función de IA de Notion puedes generar el acta de una reunión a partir de cuatro frases mal contadas, y convertir ese documento en algo ordenado, fácil de consultar y todavía más de compartir.

Cómo crear las actas de reunión con IA

1. Crea una nueva página en Notion.

2. Haz clic en el botón "Base de datos" que aparece al iniciar una página vacía y elige la opción "Notas de reunión".

3. Automáticamente te presentará una propuesta así que puedes personalizar. Por ejemplo, en la captura siguiente verás que te deja como opción activar los campos “Última edición por” y “Fecha de última actualización”.

4. En segundos, Notion genera la base de datos de actas de reunión que podéis compartir con el equipo.

Cada acta tiene su propia página con lo imprescindible: fecha, asistentes, orden del día, notas y acciones.

Pero ojo, que con la IA de Notion todavía le podemos sacar más partido.

Busca el icono con la cara para activar la IA de Notion

🍋‍🟩 Sacarle más jugo gracias a la IA

Una vez tengas el acta generada, puedes pedirle a la IA que trabaje para ti con tareas como:

• Hacer un resumen de la reunión.

• Preparar un plan detallado con calendario de acciones.

• Hacer un extracto detallado de tareas para integrarlas en tu registro de tareas.

• Buscar en canales de Slack (o Drive, o GitHub) actualizaciones de estado de esas tareas.

Estos ejemplos son solo algunas de las tareas que le puedes pedir al asistente de IA en Notion, que es una pequeña joya. No te dejes engañar porque no tenga una interfaz tan discreta, sus capacidades son inversamente proporcionales a su apariencia.

2️⃣ Gestión de incidencias

Cuando una incidencia llega por correo, por WhatsApp o en una conversación de pasillo, el riesgo es que acabe olvidada. A veces se registra, a veces no. Y si se apunta, queda todo mezclado sin orden ni prioridad.

Con una base de datos sencilla y el apoyo puntual de Notion AI, puedes registrar incidencias de forma estructurada y clasificada, sin perder tiempo ni criterio.

Siguiendo el mismo camino, encontrarás una plantilla prediseñada llamada “Seguimiento de incidencias”. Esta base de datos viene con varias vistas predeterminadas:

• Vista de Kanban, con backlog y seguimiento personalizable del estado de las incidencias.

• Formato de lista, con el seguimiento de tipo, estado, responsable, fecha y plazo además de la cuenta de días que lleva abierta.

Pero hay más, mucho más. A este listado le puedes aplicar automatizaciones como:

• Enviar mensaje cuando una incidencia está completada

• Avisar si una incidencia pertenece a un cliente estratégico

• Te ponga en guardia si te han asignado una determinada incidencia

Puede que estés pensando, bueno, ya existen programas que te ayudan a gestionar incidencias. Y si lo tienes implementado, poco que decir. Pero ojo, porque aquí la gracia está en que todo el sistema está interconectado entre sí. Cada vez que la IA de Notion hace algo por ti puede interactuar con todo el conocimiento que ya tienes en la herramienta.

3️⃣ Crea una biblioteca de recursos compartidos

En las pymes el conocimiento circula caóticamente, por donde puede. Se cuela en nubes, bandejas de entrada, audios de WhatsApp y carpetas en la nube olvidadas desde 2021.

Así, que, ¿porqué no utilizar Notion como biblioteca de recursos para todo el equipo?

Se me ocurren algunos ejemplos:

• Utilización de la imagen corporativa

• Soporte de SI/TI básico

• Registro de vacaciones

• Guía de procedimientos habituales (baja, alta, vacaciones, permisos, etc.)

• Protocolos de seguridad

• Guías de actuación en emergencias

De nuevo, el cómo hacerlo es muy sencillo. Existe ya un tipo de base de datos llamada “Biblioteca de recursos” que te da la base para romper el síndrome del folio vacío.

Luego ya, si quieres, lo puedes personalizar con lo que necesites. Pero como ves, crear la estructura es extremadamente sencillo y rápido. Y, de nuevo, se puede apoyar en el conocimiento acumulado que ya tiene organizado en tu espacio en Notion.

4️⃣ Planificación de proyectos (Gantt simplificado)

Te digo lo mismo de antes, tal vez tengas esto súper bien resuelto. Pero si no es el caso, y ya he visto muchas pymes en las que es así, aquí va una buena solución.

Verás, gestionar proyectos es el típico ejemplo para el que no hay que inventar la rueda. Está estudiado, estudiadísimo. Así que no pretendas ser el champion innovator porque lo más probable es que te salga mal. Y no, ni tu empresa ni tu sector son distintos.

Por supuesto en Notion te puedes montar un sofisticado sistema de gestión de bases de datos vinculadas de proyectos y tareas, con control de estado y pino puente incorporado.

Peeeeeero, si no sabes por dónde empezar, este punto te vale. En esa opción de “Crear base de datos” encontrarás una llamada “Proyectos”. Es ahí:

Esa base de datos que te construye en menos tiempo del que tarda en caer la red eléctrica en una mala mañana ojito que incluye un diagrama de Gantt:

Y te recuerdo que la IA de Notion es capaz de buscar en sitios como Drive o Slack, con lo que a la vez que gestionas el status de tus proyectos puedes tener una oreja en las conversaciones del equipo.

5️⃣ Lluvias de ideas que lo recogen todo

No te estoy hablando del típico brainstorming en el que el jefe cuela lo que venía a colar. Te hablo de un registro en línea en el que tu equipo pueda:

• Aportar ideas

• Votar las que le parecen mejores

• Asignar prioridades

• Categorizarlas

Y, de ahí, saltar a una planificación de tareas y proyectos. Tan simple como escoger la opción “Sesión de lluvia de ideas”:

¿Un proyecto que sigue atascado? ¿Buscando nuevas vías de innovación? ¿Una valoración en equipo de un proyecto que ya finalizó?

Crea una página, monta una base de datos y en menos de tres minutos tienes montado todo el sistema. Y una vez tengas las ideas filtradas, puedes llevarte esa información a otro punto del sistema o pedirle a la IA que te haga otro trabajo como, por ejemplo, un plan de acción.

Si te preguntas para qué sirve la IA en el trabajo, la respuesta no es "para todo". Pero sí puede ayudarte a hacer más rápido lo que ya haces.

Notion sigue siendo una navaja suiza para organizar. Y con la IA, puedes pasar de tener "cosas escritas" a tener "cosas resueltas".

Empieza con una plantilla, ponle IA y prueba un cambio esta misma semana. Y si te funciona, pásaselo a alguien de tu equipo: ahorrar tiempo también se contagia.

Está todo mal, ya sabes. Pero tiene remedio.

Cuídate,
Agustí López