Escribe correos más claros y persuasivos con ChatGPT (y obtén respuestas rápidas y efectivas)

Usa ChatGPT para escribir correos que comuniquen mejor y obtengan respuestas efectivas.

¿Cuántas decisiones importantes has pospuesto hoy por culpa del correo electrónico?

Seguro que te suena esto: son las 9:00 de la mañana, abres tu bandeja y… ¡patapum!

Una avalancha de emails esperando respuesta. Como profesional sabes que cada minuto cuenta, y perder horas en tareas repetitivas puede ser crítico para tu negocio.

Además, hay determinados mensajes que son críticos y para los que debes dedicar un tiempo de preparación que no tienes. Son esos mensajes que acaban echando raíces en la bandeja de entrada mientras buscas el tiempo que no tienes para prepararlos.

Por suerte no está todo perdido y hay herramientas que podemos poner a remar a nuestro favor. Una de ellas, cómo no, es la IA y toda la batería de herramientas que nos ha puesto en bandeja. La verdad, con esto de la IA uno tiene la sensación de que llega tarde. Pero al siguiente minuto pienso que no, que justo estamos en el principio de algo muy grande.

Así que vamos a ponernos el mono de aprendiz y vamos a ver cómo nos puede ayudar en nuestro día a día en algo tan concreto como el correo electrónico. La IA ya está aquí, y no te va a servir para fregar los platos, pero sí para que tú y tu organización ganéis eficiencia.

Hay la leche de opciones, pero hoy vamos a centrarnos en ChatGPT y cómo puede ayudarte a gestionar mejor tu correo para que puedas centrarte en lo que es realmente importante.

🚨 Importante:

Para cualquier resultado de ChatGPT debes aplicar el sentido común y el filtro de tu realidad. Quiero decir, edita el texto y ajústalo más a ti si hace falta. 

Es más, si algo no te acaba de encajar, dile a la IA que lo refine, lo mejore o haga cambios en la dirección que necesitas.
Puedes pedirle que cambie el tratamiento (tú/usted), que utilice o no el humor, lo que sea. 

Así que vamos al lío, aquí tienes cinco ejemplos prácticos de correos que puedes gestionar con mucha más eficacia.

1. Pulir correos importantes

Hay correos que pueden ser determinantes para cerrar una venta, conseguir un acuerdo o concretar un compromiso. Ahí es cuando el tono adecuado puede marcar la diferencia entre un mensaje mediocre y uno que funciona.

💡Ejemplo:
Necesitas subir los precios a unos de tus clientes pero se te hace más bola que tu cuñado en Navidad.

🤖 Prompt:
Actúa como experto en negociación.

Este correo va dirigido a [cargo o función del destinatario].

Mi objetivo es renegociar nuestro contrato anual incrementando el precio un 5% debido al aumento de costes operativos.

Estructura el mensaje en dos párrafos breves (máximo 100 palabras), utilizando un tono respetuoso, firme y convincente, enfocado en mantener la buena relación y lograr un acuerdo beneficioso para ambas partes.

✅ Resultado real:
Asunto: Revisión de nuestro acuerdo anual

Estimado/a [nombre del destinatario],

Espero que este mensaje le encuentre bien. Como parte de nuestra colaboración, queremos asegurar la continuidad del servicio con los más altos estándares de calidad. En este contexto, y debido al incremento en los costes operativos, necesitamos ajustar nuestra tarifa en un 5% a partir de [fecha], manteniendo el compromiso y el valor que siempre hemos ofrecido.

Estamos seguros de que este ajuste nos permitirá seguir aportando el nivel de servicio que usted espera. Quedamos a su disposición para comentarlo y encontrar la mejor forma de implementarlo. Agradecemos su confianza y colaboración.

Atentamente,

[Tu nombre]

[Tu empresa]

2. Manejar reclamaciones críticas sin perder al cliente

Una reclamación no es algo agradable, todos preferiríamos no tener que enfrentarnos a estas situaciones. Sin embargo, gestionar bien una reclamación puede ser una gran forma de reforzar la relación con el cliente.

💡Ejemplo:
La habéis pifiado con un pedido enviando mal la mitad de posiciones. Casi como si en el almacén hubieran confundido los albaranes.

🤖 Prompt:
Actúa como responsable de atención al cliente.

Mi objetivo es dar solución a la incidencia y salvar la relación con el cliente.

Redacta un correo breve (máximo 120 palabras) dirigido a [nombre del cliente], cliente habitual que recibió su pedido con errores importantes.

Usa un tono empático y directo. Ofrece claramente dos soluciones: un reembolso inmediato o el reenvío urgente del pedido con una compensación adicional. Solicita amablemente al cliente que elija una opción para resolver la incidencia lo antes posible.

✅ Resultado real:
Asunto: Solución inmediata para su pedido

Estimado/a [nombre del cliente],

Lamentamos sinceramente los errores en su pedido y entendemos lo frustrante que esto puede ser. Queremos solucionar la incidencia de inmediato y ofrecemos dos opciones: un reembolso completo en el acto o el reenvío urgente del pedido corregido, con una compensación adicional por las molestias.

Por favor, indíquenos la opción que prefiere para proceder sin demora. Apreciamos su confianza y estamos comprometidos a brindarle el mejor servicio. Quedamos atentos a su respuesta para resolverlo cuanto antes.

Atentamente,

[Tu nombre]

[Tu empresa]

[Datos de contacto]

3. Hacer seguimientos comerciales directos y eficaces

Captar nuevos clientes es difícil, pero a veces lo es más que simplemente te den respuesta. Optimizar el tiempo que dedicas al seguimiento es clave para sacarle la máxima punta al lápiz.

💡Ejemplo:
Un nuevo cliente de los que vienen con prisa te pide un presupuesto y, oh sorpresa, pasan los días y solo escuchas el sonido de grillos apareándose.

🤖 Prompt:
Actúa como responsable comercial.

Mi objetivo es conseguir respuesta a la propuesta comercial sin mostrar necesidad.

Escribe un correo breve (máximo 80 palabras) dirigido a [nombre del cliente potencial] que no ha respondido a una propuesta enviada hace una semana. Solicítale directamente que confirme que no quiere avanzar con la propuesta.

✅ Resultado real:
Asunto: Seguimiento sobre nuestra propuesta

Estimado/a [nombre del cliente potencial],

Hace una semana le enviamos nuestra propuesta y no hemos recibido respuesta. Entendemos que puede haber muchas prioridades en su agenda, por lo que le agradeceríamos que nos confirmara que prefiere no avanzar en este momento.

Si necesita más información o aclaraciones, estaré encantado de comentarlo con usted. Quedo atento a su respuesta.

Atentamente,

[Tu nombre]

[Tu empresa]

[Datos de contacto]

Nota: no me he equivocado, es mucho más efectivo pedir que confirmen que NO les interesa que insistir en si han tenido tiempo para mirárselo o reunirse o la excusa barata que sea. Espero que ya sepas porqué.

4. Extraer información clave de emails largos y complejos

Seamos sinceros, hay quién envía correos densos como la miel. Y tú sin embargo estás hasta arriba de trabajo como para andar leyendo las cosas tres veces.

💡Ejemplo:
[Ejemplo de correo plomo creado a medias con el becario]

Asunto: Actualización del proyecto y próximos pasos críticos

Estimado equipo,

Espero que todos estén bien. Quisiera actualizarles sobre el estado del proyecto de migración de infraestructura y definir los próximos pasos.

En primer lugar, hemos completado la fase de integración del nuevo sistema en el entorno de pruebas. Sin embargo, han surgido dos incidencias críticas:

1. La sincronización de datos entre los servidores antiguos y nuevos está generando inconsistencias en los registros transaccionales. Necesitamos definir una estrategia para corregirlas sin afectar la operativa.

2. La optimización de las consultas SQL no está alcanzando los tiempos de respuesta esperados. El equipo de desarrollo ha propuesto dos enfoques, pero requerimos validar cuál es viable en producción.

Por otro lado, antes de avanzar, hay dos cuestiones clave que necesitamos resolver:

- ¿Podemos extender la ventana de mantenimiento programada sin afectar el compromiso de entrega con el cliente?

- ¿Es viable realizar una migración progresiva por módulos en lugar de un cambio total en un solo despliegue?

Dado que el plazo de entrega sigue siendo el 15 de este mes, es crucial definir estas acciones antes del viernes. Agradezco sus comentarios y cualquier otra consideración relevante.

Saludos,

[Tu nombre]

[Tu empresa]

🤖 Prompt:
Actúa como asistente ejecutivo.

Mi objetivo es conocer la información esencial y las tareas y dudas que se plantean.

Analiza este correo extenso (pegar correo aquí) e identifica claramente las dos tareas urgentes y las dos preguntas clave planteadas. Preséntalas en un formato breve y claro (máximo 100 palabras) para facilitar una respuesta rápida y precisa.

✅ Resultado real:
Tareas urgentes:

1. Corregir las inconsistencias en la sincronización de datos entre los servidores antiguos y nuevos sin afectar la operativa.

2. Validar cuál de los dos enfoques propuestos para la optimización de consultas SQL es viable en producción.

Preguntas clave:

- ¿Es posible extender la ventana de mantenimiento sin afectar el compromiso de entrega con el cliente?

- ¿Se puede realizar una migración progresiva por módulos en lugar de un cambio total en un solo despliegue?

Se requiere respuesta antes del viernes para cumplir con el plazo de entrega del 15.

5. Reactivar relaciones comerciales estratégicas

Hay clientes valiosos que han dejado de comprar y puede que sean oportunidades importantes de crecimiento. Pero si tienes de zalamero lo que yo de rubio, sigue leyendo.

💡Ejemplo:
Tienes un cliente que dejó de compraros y hasta donde tú sabes no pasó nada grave, simplemente la cosa se enfrió.

🤖 Prompt:
Actúa como especialista en fidelización y crecimiento comercial.

Mi objetivo es reactivar a este cliente del pasado.

Redacta un correo personalizado dirigido a [nombre del cliente], antiguo cliente clave que no ha comprado en los últimos seis meses. Destaca brevemente en dos párrafos sus preferencias anteriores, presenta de forma atractiva las novedades que encajan con esos intereses, y ofrece un incentivo exclusivo y temporal para motivar su retorno inmediato.

✅ Resultado real:
Asunto: Te echamos de menos, [nombre del cliente] – Descubre lo nuevo que tenemos para ti

Estimado/a [nombre del cliente],

Hemos notado que hace un tiempo que no contamos contigo y queremos asegurarnos de que sigas disfrutando de lo que más te gustaba. Sabemos que valorabas [mencionar producto o servicio preferido] y que buscabas siempre [característica clave, como calidad, exclusividad o personalización]. Por eso, queremos contarte que hemos incorporado [breve descripción de la novedad relevante], que creemos encajará perfectamente con tus intereses.

Para que lo pruebes sin compromiso, te ofrecemos un incentivo exclusivo: [descuento especial, envío gratuito, producto adicional], disponible solo hasta [fecha límite]. Nos encantaría volver a verte. ¿Te animas? Estamos aquí para cualquier consulta.

Atentamente,

[Tu nombre]

[Tu empresa]

[Datos de contacto]

Hay que ir dándonos cuenta de las posibilidades que nos ha traído la IA de mil formas diferentes. Esta solo es una de las múltiples aplicaciones que podemos encontrar y que nos pueden ayudar a mejorar los resultados como has visto.

Con estos prompts para ChatGPT tienes todo lo necesario para transformar tu gestión diaria del correo electrónico, enfocándote en lo realmente importante: dirigir tu empresa con claridad y visión estratégica.

El tiempo es tu recurso más valioso. No lo desperdicies en correos innecesarios.

El futuro ya está aquí y ahora juega a tu favor. ¿Empiezas hoy?

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☕️ Para tomar un café

Hoy con:

Carlos Guadián

: Los 8 mejores pódcast de Inteligencia Artificial

Bookstrapping

: #054 Jugarse la piel

Team Hackers

: ¿Qué tipo de cultura hay en tu empresa?

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📕Leer es de guap@s

Me consta que parte de los lectores de Está todo mal son personas que también tienen su newsletter en Substack y el mundo online se les hace cuesta arriba. Y no me extraña, es un campo de minas de conceptos, estrategias y herramientas.

Si vienes de un universo completamente distinto te darás cuenta enseguida que tener un negocio online es todo menos obvio. De hecho tienes tropecientas alternativas abiertas a cada decisión.

Bueno, pues el libro de hoy es algo así como una puerta de entrada al mundillo de los negocios online. Si todavía andas intentado comprender el panorama, si buscas un mapa general de la comarca en la que te has metido, tal vez esto te pueda ayudar.

Aviso, este no es un libro para iniciados o usuarios avanzados. No es una herramienta para profundizar en nada en concreto. Pero si lo que buscas es una visión general me parece un buen punto desde el que empezar.

Y también te doy otro aviso, la edición que yo tengo es de 2020 y algunos de los ejemplos ya ni están. Ese es otro dato interesante antes de embarcarte a invertir el primer euro, la alta mortalidad no es algo que debamos ocultar…

Está todo mal, ya sabes.
Pero tiene remedio.

Cuídate,
Agustí López