La IA que se lee por ti todos esos aburridos PDFs

Convierte tus documentos en respuestas útiles. Sin dramas, sin buscar a mano.

jun 26, 2025

En muchas empresas, el conocimiento no está en las personas ni en los procesos. Está enterrado en PDFs.

Ahí viven las normativas que afectan a la actividad. Las actas de las últimas reuniones. Las propuestas que nunca se enviaron. Los contratos firmados. Los informes de inspección. Los manuales de uso. Y las hojas de cálculo con nombres tan crípticos como estrambóticos al estilo “DEF-Plan2023-FinalDEF2”.

Y cuando toca, por ejemplo, tomar una pequeña decisión, completar una tarea aparentemente nimia, nadie sabe con certeza si algo ya se ha dicho, escrito, acordado o contradicho. Así se trabaja muchas veces: sin memoria real, solo intuiciones, correos perdidos y palabra de honor.

El problema no es solo la cantidad de documentos. El problema es que nadie los consulta. Porque buscarlos da más pereza que leerse una circular del BOE.

Aquí es donde entra NotebookLM. Una herramienta de Google que no responde con frases bonitas ni (casi) alucinaciones sin sentido: responde con contexto. Le das tus documentos y los entiende. Te contesta con citas concretas. No se inventa nada (o casi nada). Y no hace falta tener un máster en IA para usarlo.

No es otro ChatGPT. Es más bien un compañero de trabajo que se ha leído todo el archivo de la empresa y no se queja cuando le vuelves a hacer la misma pregunta por tercera vez.

¿Y esto… para qué sirve?

No sé si a ti te pasa, pero con esto de la IA hay tantas noticias y novedades todas las semanas que cuesta orientarse entre este mar de opciones. En mi caso, he escogido centrarme en ChatGPT como herramienta principal, aunque para determinadas tareas específicas haya mejores opciones. Pero mi tiempo también tiene un valor, así que intento encontrar el punto óptimo entre invertir esfuerzos en investigar y el rendimiento que le puedo sacar.

Peeeeeero, y aquí viene un pero, debo decir que en el caso de NotebookLM hay algunas excepciones chulas a las que vale la pena dedicar un poco de atención. Porque además es una herramienta muy intuitiva con una curva de aprendizaje baja de narices.

Te voy a dar algunos ejemplos de aplicación y te invito a que le des una oportunidad encontrando casos de utilidad para TU empresa.

1️⃣ Ordenanzas desordenadas

Imagina que tienes que justificar que tu actividad cumple con una nueva ordenanza municipal sobre residuos. Tienes la normativa en PDF, el plan interno de gestión, el manual de prevención y el informe de la última auditoría. Todo perfectamente desordenado en ordenadas carpetas. Leerlo todo te llevaría horas. Cruzarlo, aún más.

Con NotebookLM, subes los documentos, le preguntas:

“¿Qué puntos de la ordenanza de 2024 no están reflejados en nuestro plan de gestión?”

Y en segundos te devuelve:
– Una lista de vacíos detectados
– Las páginas exactas donde se dice cada cosa
– Y, si quieres, un primer borrador de respuesta para el ayuntamiento.

Tienes en una hora lo que antes habría sido un dolor entre documentos, pestañas y cafés.

2️⃣ Contratos con clientes

Otro caso habitual: la dirección quiere saber qué cláusulas de mantenimiento se han firmado con clientes durante los últimos dos años. Buscan una visión global, pero los contratos son distintos, algunos están escaneados, otros en Word, y nadie tiene tiempo (ni ganas) de leerse 200 páginas.

Aquí también: subes los contratos, preguntas:

“¿Qué obligaciones recurrentes tenemos en materia de mantenimiento con clientes activos?”,

Y la herramienta te da un resumen con citas claras, cláusulas concretas y fechas. No sustituye a un jurista, pero sí evita que el técnico comercial pierda una tarde entera buscando en carpetas.

3️⃣ Información mejorada

Uno más: estás actualizando la documentación técnica de un producto que ha evolucionado mucho en los últimos dos años. Tienes dispersos por el disco informes de satisfacción, correos con dudas de clientes, fichas técnicas con cambios sucesivos, versiones antiguas de propuestas y alguna que otra presentación de ventas. Quieres rehacer el material comercial, pero sin perder lo que ya has aprendido del mercado.

Lo habitual sería: abrir todo, revisar punto por punto, tomar notas, copiar frases útiles… y dedicarle dos o tres días de trabajo intenso.

Con NotebookLM puedes tomar otro camino: subes todos esos documentos a un mismo notebook, y lanzas una pregunta del tipo:

“¿Qué objeciones frecuentes han planteado los clientes sobre el producto X y cómo se ha respondido internamente?”

La herramienta analiza las fuentes y te devuelve:
– Un listado de los puntos de fricción más comunes, con citas textuales de clientes.
– Las respuestas documentadas en mails, propuestas o presentaciones.
– Una síntesis clara que puedes usar como base para el nuevo argumentario.

Resultado: en lugar de buscar el contenido, puedes concentrarte en cómo comunicarlo mejor. Ahorras horas y, además, no dejas fuera ninguna respuesta que ya funcionó en el pasado.

¿Qué cambia realmente al trabajar así?

Trabajar con IA NotebookLM no solo ahorra tiempo. Cambia la forma en que se aborda la información. En lugar de asumir que “alguien ya lo habrá mirado”, puedes validar con una pregunta bien hecha. En vez de “hacer como siempre” porque nadie recuerda por qué se tomaron ciertas decisiones, puedes recuperar el contexto real, con citas, fechas y documentos.

Y eso tiene un impacto muy concreto:

Tomas decisiones con respaldo documental, no por intuición.
Evitas duplicar esfuerzos en informes, auditorías o presentaciones.
Reduces los errores derivados de no tener toda la información a mano.

Esto no es solo eficiencia. Es mejorar la calidad de las decisiones. Trabajas con menos ansiedad y más base. Y eso, en empresas donde todo va rápido y se podría documentar mejor, vale su peso en oro.

¿Qué necesitas para empezar?

No hace falta contratar una consultora digital, ni pasar por un lento comité.
Lo único que necesitas es:

Una cuenta de Google (con el plan gratuito ya puedes empezar).
Subir los documentos adecuados (PDFs, Word, TXT… incluso enlaces web).
Formular bien la primera pregunta.

Y, muy importante: empezar con un objetivo concreto. No sirve eso de “lo subimos todo y ya veremos”. Un ejemplo útil es crear un notebook con toda la documentación de un cliente clave, o de un proyecto complejo que lleva tiempo encallado.

A partir de ahí, puedes preguntar:

– ¿Qué acuerdos hay firmados?
– ¿Qué problemas se repiten en las reuniones?
– ¿Qué compromisos asumimos que no se han cumplido?

Cuanto más ordenada esté la documentación, más útil será la herramienta.

Límites reales y trampas a evitar

No todo son maravillas. Conviene saber desde el principio qué no hace bien:

Si los documentos están escaneados sin OCR, no los entiende.
Si hay versiones contradictorias, no siempre sabe cuál es la buena.
No interpreta bien gráficos, tablas complejas ni imágenes técnicas.

Y algo que no es culpa de la herramienta, pero pasa: si las preguntas son vagas, las respuestas también lo serán.
Un “hazme un resumen” no funciona igual que “Resume en cinco puntos los cambios que afectan al área de mantenimiento según los tres últimos informes técnicos”.

También hay que tener ojo con la privacidad. Aunque Google dice que los documentos no se usan para entrenar modelos, cada empresa debe evaluar su tolerancia al riesgo. Una buena estrategia es empezar con documentos no sensibles: normativa pública, informes antiguos, comunicaciones internas que no sean críticas.

Y si el piloto funciona, ya decidirás si lo integras en serio.

Entonces… ¿vale la pena?

Sí. Porque no estamos hablando de una moda más. Hablamos de una herramienta que te permite trabajar con lo que ya sabes, pero habías olvidado. Que no necesita grandes inversiones, ni promesas vacías. Solo necesita que subas los documentos, y que le preguntes algo relevante.

Y a cambio te da claridad, agilidad y contexto.
No parece mucho. Pero si alguna vez te has quedado atrapado una tarde entera entre PDFs sin saber por dónde empezar, sabes lo que vale.

¿Quieres probarlo? No hace falta que lo anuncies en LinkedIn. Hazlo en silencio. Sube cuatro documentos, formula una buena pregunta y comprueba si vale la pena.

Si no funciona, lo cierras y sigues como siempre.
Pero si funciona… bueno, entonces puede que ya no quieras volver atrás.

Está todo mal, ya sabes. Pero tiene remedio.

Cuídate,
Agustí López