Lo están metiendo en tu empresa y ni te has enterado

Un aviso urgente (sin alarmismos) sobre cómo la IA ya forma parte de tu día a día

No ha sonado ninguna alarma. No has recibido un correo con subject en mayúsculas. Nadie anunció la llegada con una fumata blanca.

Pero aunque la IA suene a ciencia ficción lo más probable es que esté dentro de tu empresa.

Mientras tú revisas carpetas con nombres como “versión buena DEFINITIVA 2.0” y luchas por extraer el último informe de ventas de un CRM que pasa de ti, ya hay herramientas que:

• Traducen al vuelo el manual técnico para tu proveedor asiático.

• Generan el resumen de una reunión antes de que termines el café.

• Escriben variantes de tu email comercial para probar cuál funciona mejor.

Y todo sin que nadie lo haya planificado. Simplemente… está pasando. Nadie avisó, casi nadie lo vió venir, pero lo cierto es que ya estamos en medio del baile y con la música sonando a todo trapo.

Ahora que estamos trasteando esto y lo otro, probando herramientas y haciendo pequeños nuevos descubrimientos, es un buen momento para ir fijando algunas ideas sobre este tema. Ideas que te pueden llevar a error aunque, claro, ya sabes, todo tiene remedio.

1️⃣ No es una revolución. Es una filtración

Las grandes transformaciones no siempre vienen acompañadas de pogüerpoins con 50 slides o de comités de análisis. A veces son gotitas que se cuelan por las grietas de la organización, aunque tú no las estés viendo:

• Esa extensión de Chrome que utiliza alguien para preparar textos, hacer resúmenes o preparar una infografía.

• Esa otra herramienta que montó un tutorial en vídeo…a partir de textos que ya existían.

• O esa otra que dió un montón de información sobre un nuevo cliente…mucho antes de la primera llamada.

Si no detectas la filtración, corres el riesgo de que un proceso crítico dependa de la macro de “alguien que sabía de IA”.

Qué hacer:

1. Identifica quién de tu empresa ya usa ChatGPT, Copilot u otras IA.

2. Averigua para qué lo emplean.

3. Haz que el aprendizaje se comparta, que ese pequeño experimento puede echar raíces en otros huertos.

Solo sabiendo el alcance podrás establecer un plan responsable.

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2️⃣ Error #1: ceder al síndrome del objeto brillante

Hoy es la IA. Ayer fue el blockchain o la transformación digital. Mañana será otra cosa con nombre rimbombante. En pymes con recursos limitados, perseguir cada novedad sale caro:

• Pierdes tiempo en pruebas que no llegan a nada.

• Generas caos de herramientas inconexas.

• Olvidas tus problemas reales mientras te concentras en el hype.

¿Te suena?

Cómo evitarlo:

• Prioriza impacto: ¿qué mejorará tu cuenta de resultados o tu operativa?

• Enfócate en dolores reales, no en desafíos inventados.

• Define una prueba de 1 semana, mide resultado y decide.

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3️⃣ Error #2: centralizar todo en una sola persona

La típica “persona de la IA” que lo prueba todo y luego reparte plantillas por ahí. Funciona… hasta que esa persona se cansa, se va o se quema. Entonces:

• El conocimiento desaparece.

• El resto del equipo no aprende y queda paralizado.

• Se crea un cuello de botella que frena cualquier avance.

Solución: democratizar la IA:

1. Sesiones de micro formación (20–30 min) con todo el equipo.

2. Guías internas con ejemplos prácticos y prompts validados.

3. Espacios regulares para compartir aciertos y errores.

La IA debe ser una capacidad transversal, no un departamento de élite.

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4️⃣ Error #3: darle confianza ciega

Un bot que responde tickets en 2 segundos suena bien… hasta que lo revisas:

• Responde, pero con errores que se multiplican.

• El cliente recibe información equivocada.

• Al final, el proceso tarda más y crea más incidencias.

Ojito con las promesas exageradas, las pruebas se hacen con gaseosa.

La IA no es un fin en sí misma, es un medio que puede servir para:

• Mejorar la calidad de los datos.

• Ofrecer mejor experiencia (interna o externa).

• Tomar decisiones basadas en información relevante.

Ahorrar 5 minutos solo tiene sentido si no multiplicas el error por mil.

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5️⃣ Dónde funciona la IA en pymes reales

Cuando la IA se aplica con cabeza, deja de ser una moda y se convierte en una aliada de verdad. Te pongo ejemplos concretos —sin cifras hipotéticas ni promesas vacías— de lo que ya están haciendo pymes como la tuya:

• Ventas y clientes: Analizar y segmentar automáticamente listados de prospectos (por sector, tamaño, cargo, actividad reciente…) a partir de datos públicos (LinkedIn, webs corporativas, eventos).

• Generar mensajes de acercamiento únicos para cada segmento: un primer email o LinkedIn InMail que mencione un reto específico de su industria, un artículo relevante o un caso de uso cercano.

• Contenidos sin bloqueo creativo: si ahí fuera hay que publicar un post semanal o un hilo en LinkedIn, muchos están usando la IA para generar el primer borrador, saltarse el folio en blanco y luego aportar su toque personal. Se ahorran el arranque desde cero, no la creatividad.

• Soporte más rápido… y con criterio: en lugar de leer uno a uno los tickets, extraen los puntos clave (¿es un problema técnico, un cambio de pedido o una duda frecuente?) y priorizan a la gente que realmente lo necesita. Lo hacen porque entrenan a la IA con sus propios ejemplos, no con un manual genérico.

• Documentación que habla tu idioma: traducir manuales o guías técnicas con herramientas de IA ya no es un “copy-paste” literal: revisan ese primer borrador, unifican términos propios y obtienen un texto que cualquiera de la empresa puede entender.

En todos estos casos, la clave no es la herramienta concreta, sino:

1. Definir un proceso (sin depender del “te lo hago en cuanto pueda”).

2. Alimentar la IA con tus propios datos y ejemplos reales.

3. Revisar y ajustar cada resultado para que encaje con tu forma de trabajar.

Así, la IA deja de ser un truco de feria y se convierte en un compañero de equipo con el que te apetece colaborar.

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6️⃣ Objetos brillantes” y tecnologías a la carta

Ten cuidado con dejarte llevar por el ruido. Probarlo todo te lleva a:

• Miles de “mini” proyectos sin continuidad.

• Formaciones interminables que no aterrizan.

• Pérdida de foco y frustración.

Mejor estrategia:

• Selecciona 2–3 tecnologías clave (GPT, Copilot, Notion AI…).

• Domínalas y demuestra un caso de éxito antes de avanzar.

• Revisa cada trimestre si seguir apostando o pivotar.

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7️⃣ Empieza en pequeño, crece con control

1. Detecta un dolor real
   Ejemplo: “Los informes mensuales nos roban 4 h cada trimestre”.

2. Asigna la herramienta adecuada
   Por ejemplo, usa ChatGPT para estructurar el informe y Make para automatizar el envío.

3. Micro proyecto con objetivo
   Reducir 4 h a 1 h en dos semanas.

4. Mide y ajusta
   ¿Se ha cumplido? ¿Qué lecciones extraemos?

5. Escala y documenta
   Si funciona, replica en procesos similares y registra el know-how.

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8️⃣ Checklist: señales de que lo estás haciendo mal

Hay cambios en la vida que no llegan de un día para otro. No llegas un día y de repente todo está lleno de IA. Pero hay pequeñas señales, ligeros signos de cambio que te pueden dar pistas de que algo no va bien.

Si hay quién ya está utilizando sus cuentas personales de IA porque la empresa todavía se lo está pensando y, en el mientras tanto, va avanzando por su cuenta.

Si notas que cada miembro del equipo utiliza una herramienta distinta de IA sin haber un criterio común.

Si nadie guarda ni comparte los prompts que funcionan.

Si todo depende de esa “persona de la IA” que lo sabe todo y luego no queda nada documentado.

Si en las reuniones solo se habla de lo “guay” que es la IA pero no aparecen datos concretos sobre mejoras reales.

Y si todo acaba en una presentación repleta de pantallazos y promesas, pero sin impacto práctico, malgastaste recursos y generaste frustración.

En resumen: si tu adopción de la IA deja más preguntas sin responder, más caos organizativo y cero resultados tangibles, es señal de que hay que replantear el enfoque antes de seguir avanzando.

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Todavía una cosa más…

La pregunta no es si la IA llegará a tu pyme. Ya está dentro.
La pregunta es cuándo, cómo y para qué la vas a integrar.

Si no tomas tú esa decisión, lo hará el azar: un plugin estrambótico, una brecha de seguridad descontrolada o costes de formación absurdos.

La IA no puede ser tu líder ni tu estratega; solo tu aliada. Una aliada que, bien usada te hará más rápido, más preciso y más escalable… siempre que tú sigas llevando la batuta.

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📕Leer es de guap@s

Aviso, este libro solo te va a interesar si lo tuyo es dar charlas y conferencias. En el caso de que no sea así, que eso no forme parte de tu actividad profesional, este libro no es para ti.

Pero si ese es tu caso, el de dar conferencias, atención porque este libro tiene bastante chicha.

Mira, yo he dado ya un montón de charlas y conferencias y me estoy preparando todavía más para explotar esa faceta de conferenciante. He hablado en aulas, en teatros y en congresos de 1.000 personas. He organizado eventos TEDx durante 10 años y ni sé los centenares de horas de vuelo que ya llevo acumuladas. Pero si algo he aprendido en estos años es que nunca se sabe lo suficiente, siempre puedes seguir mejorando.

Y debo decir que este libro me ha sorprendido para bien. Está lleno de buenos consejos y de indicaciones. Se nota de lejos que sus autores hablan desde la experiencia. Aunque es verdad que los nombres de ejemplo que ponen se repiten demasiado para mi gusto, si te abstraes de eso seguro que sacarás un montón de buenas ideas para hacer conferencias todavía mejores.

No es un libro sobre cómo hablar en público, que un poco también. Trata todos los temas relacionados con entrar en el mundo de las conferencias, desde cero. Como te digo si lo tuyo es ese mundillo, pon este libro en tu radar.

Por cierto, si buscas un conferenciante para tu evento, uno que sea dicharachero, con sentido del humor y no venda humo, hablemos. 

Está todo mal, ya sabes. Pero tiene remedio.

Cuídate,
Agustí López