Te han robado el arma más poderosa
Y ya es hora de que te pongas las pilas para recuperarla
Lo que hemos vivido en los últimos años es un auténtico ataque y demolición a nuestra herramienta más afilada: la atención.
Piensa por un minuto cómo es tu día a día a ver si se parece a algo así:
📭 Recibes decenas de correos electrónicos
📲 Lo mismo, o peor, te pasa con Whatsapp (o Telegram)
👥 Tu agenda está torpedeada con reuniones de todo tipo
🏃♂️➡️ Las cosas son para anteayer, todo se ha convertido en urgente
Yo, que empecé a trabajar cuando R.E.M. lo estaba petando, tengo clara la evolución a peor que estamos experimentando en cuestión de atención.
Ahora hay mil temas que requieren tu atención, todos a la vez y todos al mismo tiempo. Pero tú solo tienes un cerebro. Algo no cuadra.
Y tengo claro dónde está el punto de inflexión.
La llegada de los teléfonos inteligentes y el acceso a internet rápido fue un cambio en nuestras vidas fabuloso, eso no hay quién lo pueda negar.
Pero a la vez, junto con otras muchas causas, le pegó un acelerón a nuestra mundo como nunca antes.
Y además nos creó la falsa sensación de inmediatez que todavía estamos viviendo, creando una dependencia de la pantalla que todavía no hemos solucionado.
🚨Ojo, alerta. No seré yo sospechoso de estar en contra de la tecnología y todo lo que nos ha traído el mundo digital, al revés. A tope con todo lo digital, pero ya va siendo hora de levantar la voz y buscar soluciones, ¿no te parece?
Si crees que estoy exagerando, haz una cosa. Vete ahora mismo a tu teléfono y comprueba cuántas horas al día lo utilizas:
Ya sé que mucho de ese tiempo también se considera trabajo. Pero fíjate en el detalle de a qué aplicaciones estás dedicando más tiempo y si están diseñadas para robar tu atención. Me refiero a Instagram, X, Linkedin o TikTok, por poner nombre a parte del problema.
Y recuerda que los mensajes, del tipo que sean, se deben gestionar. Pero ojito con que dominen tu agenda porque entonces vas vendido.
Tampoco es mi intención atribuir todos los males al telefonito que llevas en el bolsillo, pero estoy convencido de la negativa influencia que ha tenido en la fragmentación de la atención.
Porque sí, de eso quiero hablar, de a qué narices prestamos atención y de qué manera.
Recapitulemos; te he hablado hasta ahora en esta serie de la importancia de tener una correcta Organización y de crear la Mentalidad adecuada.
Sin embargo ahora nos queda la última pata del taburete: el Foco.
IMPORTANTE: Esta publicación es la última de la serie El sistema operativo de un equipo.
En ella explico cómo configurar un equipo de trabajo en tu empresa para conseguir más resultados que retrasos.
Así que para sacarle el máximo partido yo te recomiendo repasar las primeras publicaciones:
🗄️ (1) El sistema operativo de un equipo
🗄️ (2) Cómo se organiza un equipo de trabajo
🗄️ (3) La mentalidad que da resultados
Y en el caso de que hayas caído aquí medio de casualidad recuerda que, si te suscribes, cada jueves a las 10 recibes la newsletter sobre pymes que sale los jueves. 😉
Sobre el Foco
Párate un segundo y piensa.
¿Cuántas veces has abierto ya hoy el correo electrónico? Es más, ¿es lo primero que hiciste al levantarte? ¿En el baño tal vez?
¿Cuántas veces has echado la vista hacia el móvil o, peor, al reloj buscando esa última notificación pretendidamente urgente?
¿Cuántas interrupciones has tenido hoy? ¿Cuántas veces alguien de tu equipo o de tu entorno ha cortado tu flujo de trabajo?
¿Cuántas veces te has distraído sin que nadie influya y has acabado haciendo algo distinto a lo que te habías planteado?
Este ambiente de inmediatez y conexión permanente que hemos creado entre todos es un auténtico problemón para nuestras empresas de dimensiones descomunales.
No hay casi espacio para poder concentrarnos en las tareas que más nos exigen, pensamos solo superficialmente en los asuntos importantes y vamos de puntillas por las relaciones.
Ya no me meto en la vida personal de cada uno, pero si cuando estás en el sofá haces scroll continuamente viendo vídeos de 30 segundos, tal vez hayas caído en la trampa. Seguir pegados a la pantalla a todas horas no parece una buena idea, ¿verdad?
Y lo peor de todo es que en muchas pymes son los propios líderes los que incentivan y fomentan este ambiente.
Lo hacen sin darse cuenta cuando interrumpen sin ton ni son, cuando esperan que se les contesten al momento los mensajes o cuando convocan reuniones urgentes “de coordinación”. Por ejemplo.
Así que aquí van algunas ideas para que le pongamos entre todos un poco de remedio a esta situación tan nefasta para la productividad.
1️⃣ Canales de información
Es impepinable que para realizar cualquier tarea hay una capa de información que debe circular de forma óptima. Pero en los últimos años hemos confundido terriblemente la capa de comunicación con la de información.
La consecuencia es que está todo mezclado en sitios como Outlook o, mucho peor, en canales de Whatsapp.
Aclaremos esto de una vez. Esas herramientas (y sus primas Gmail, Teams o Telegram) son geniales para comunicarnos, pero no llevan bien la organización de tareas y proyectos. Y mucho menos si lo hacéis chapuceramente con todo a bulto.
Una cosa es la comunicación que se necesita para gestionar el trabajo, otra la información que llevan relacionados todos los proyectos y otra el registro de tareas.
Ocúpate bien de definir bien a qué sitio va cada cosa y comunícalo al personal.
Pero, por el amor de Dior, trata de cortar de raíz la disponibilidad continua a los mensajes porque está drenando vuestra productividad.
¿Quieres que la gente conteste los mensajes al momento? Pues eso es precisamente lo que harán, dar prioridad a los mensajes en lugar de a las tareas pendientes.
¿Existen mensajes urgentes que necesitan respuesta rápida? Claro que sí. Pero muchos otros simplemente no y pueden y deben esperar. De lo contrario tu agenda se rige por lo urgente, no por lo estratégico.
Ya sé que hay perfiles que se dedican precisamente a eso, a contestar mensajes tipo incidencia que se debe resolver lo más rápido posible. Lo tengo claro. Pero esta newsletter no habla de eso. Aquí hablamos de gestión de pymes, de gestión de equipos y del nivel en el que habita el liderazgo de la empresa.
Así que vete pensando que la comunicación asíncrona es una de las claves para despejar agendas. O sea, no responder mensajes de forma automática como pollos sin cabeza.
En su lugar, responder a las conversaciones en momentos puntuales del día. Por ejemplo, comprobar los mensajes durante 4 momentos puntuales y previstos de la jornada.
¿Quieres más? Añade más, sin problema. Pero el resto del tiempo cierra las escotillas y concéntrate. Y deja que tu equipo también lo haga. Luego volveré sobre este punto.
¿Quiere decir eso ser más lentos? No, quiere decir ser más inteligentes gestionando vuestro tiempo.
Por último y por no enrollarme más de la cuenta. Si vas a reforzar la comunicación asíncrona con algo tipo Slack, explica bien para qué y cómo lo vas a utilizar. Te digo por experiencia propia que organizar bien las conversaciones en asíncrono es la leche, pero pensad bien cómo será el cambio y de qué manera lo váis a gestionar.
Aquí tienes un ejemplo de cómo Buffer aplicó Slack y cómo lo cuentan.
2️⃣ No interrumpas
Aunque seas el Chief Commander in the office, procura interrumpir lo mínimo a tu equipo.
Habrá muchas ocasiones en las que sea materialmente imposible no interrumpir. Es la vida.
Sin embargo lo que ocurre también mucho es que nos puede la ansiedad, que nos conocemos. Una prisa que lleva a cortar el flujo de trabajo de la otra persona, pero eso tiene consecuencias.
Verás, cada vez que se produce una interrupción se necesita un tiempo mínimo para volver a la concentración que se necesitaba para esa tarea interrumpida. Y no creas que hablamos de una tontería. Hay tareas que necesitan entre un 10% y un 30% de tiempo adicional cada vez que las interrumpes.
Haz números al final del día…y luego al final del año.
Y si no me crees pregunta a un desarrollador de software cuánto le mola que le interrumpan. Fliparás con la respuesta. Eso sí, llévate un casco.
Pero es que además las interrupciones tienen además efectos psicológicos en cuanto a desgaste, ansiedad y fatiga. ¿O nunca te has cabreado cuando un hijo tuyo te ha interrumpido siete veces seguidas?
Así que piensa, ¿cómo trabaja mejor tu equipo, con cerebros fatigados o con cerebros frescos?
La respuesta es clara, no seas entonces parte del problema. Recuerda que se predica con el ejemplo.
Solo un último detalle, por experiencia te digo que cuando en una pyme hay muchas interrupciones aparentemente justificadas lo que pasa es algo más profundo.
Pasa que los equipos no están bien formados, no tienen la autonomía adecuada, la información no fluye como debería o la comunicación está más atascada que la sala de trofeos de Harry Kane.
Al loro, porque cada vez que detectes un patrón en las interrupciones en realidad tienes una perla para meterle una mejora a tus procesos.
3️⃣ Tiempo de calidad
Mete en tu agenda, y procura que los demás también lo hagan, tiempo de calidad.
🕰️ Tiempo de calidad es el tiempo que te permite:
Asumir tareas de cierta complejidad y duración.
Llegar a ese punto de concentración en el que pareces un láser.
Tener esa creatividad y claridad que necesitan tus responsabilidades.
Por eso es tan importante que metas en tu agenda, en tu planificación semanal, la reserva de tiempo para aquellas tareas que requieren tu atención. Y las reuniones y otros compromisos van detrás, no delante.
Una técnica que puedes utilizar es la del Time Blocking, o sea, bloques de tu tiempo que ya reservas semanalmente para tus áreas de responsabilidad. De esta forma te aseguras que primero en tu agenda va aquello que para ti es prioritario, no lo que es prioritario para los demás.
Así cuando alguien quiera convocarte, por ejemplo, a una reunión ya tendrás tus franjas de tiempo reservadas. Porque otro error muy habitual que veo es el de dejar las agendas vacías y la libertad para ir metiendo en reuniones a cualquiera que esté en la empresa. A mí al menos no me parece del todo lógico, vamos.
En cambio lo del Pomodoro a mí nunca me ha acabado de funcionar bien, cuestión de gustos y costumbres supongo.
Ya te hablé de lo importante de identificar el Núcleo de tu rol. Aquí es donde toma especial importancia según tu rol en la organización. Reserva tiempo suficiente en tu agenda como para poder dar cumplimiento especialmente a todo aquello de medio y largo plazo.
4️⃣ Elimina distracciones
Muy relacionado con todo lo anterior, por supuesto. Si reduces la cantidad de elementos que te pueden distraer seguro que haces una mejor utilización de tu tiempo y tu atención se focalizará mejor.
Aquí van algunas ideas que puedes poner en práctica fácilmente:
Utiliza los modos de concentración del teléfono.
¿Estás trabajando? Pues seguro que tu comportamiento será distinto de si estás en tu tiempo libre. Los modos de concentración te permiten tener una configuración ya definida acerca de lo que le permites notificar o no al juguete.
Si estás en el trabajo no necesitas saber que fulano ha terminado un curso en Linkedin, por ejemplo.
Hasta los navegadores de internet tienen modos de lectura ya pensados para que te distraigas lo mínimo con banners y anuncios.Pausa notificaciones
Si lo has hecho con los modos de concentración, genial. Pero si no es así plantéate aislarte aunque sea por unos minutos.
Haz lo mismo con el correo electrónico, no necesitas que te avise cada vez que llegue un mensaje.
En lugar de todo eso ten previsto que, cada cierto tiempo, deberás comprobar tus mensajes. Así que en tu agenda diaria ten previsto que habrá momentos para abrir tu conexión con el mundo, gestionar lo que haya y seguir con el plan ahora ya sin notificaciones absurdas.No pongas reuniones a primera hora
Es tu momento más valioso. Las primeras horas son para las tareas que van a marcar tu día. Si ya las has definido el día anterior te dejarán con la real sensación de que tienes el control.Desarrollad un nuevo hábito de interrupciones y, por qué no, de reuniones.
Por ahí se va al desagüe una cantidad inmensa de horas, así que ojito con este tema.
Algunas ideas que he visto por ahí:Un día a la semana sin reuniones. Jueves, por ejemplo.
Reuniones mucho mejor diseñadas.
hizo una serie fabulosa sobre este tema.Franjas horarias en las que esté prohibido interrumpir, a no ser que sea estrictamente necesario. De 8 a 10, por ejemplo.
Una señal visual en el escritorio que indique claramente que esa persona está realmente concentrada en algo. Por ejemplo, un objeto estratégicamente colocado.
Si podéis, cread una zona silenciosa. Un espacio en la oficina en el que no estén permitidas las conversaciones o las llamadas. Rincones con paneles acústicos y mobiliario que permita la concentración. No son para toda la jornada, solo para momentos puntuales.
5️⃣ Haz solo una cosa a la vez
Lo de la multitarea es un mito, olvídate de eso.
¿Te ha pasado que, de repente, te das cuenta de que tienes 7 pestañas abiertas, el correo electrónico de fondo, la ventana de whatsapp, una hoja de cálculo a medias y una llamada en marcha?
Claro que sí, todos hemos estado ahí.
Cuando llegues a ese punto, hazme caso. Cierra todo y reinicia. Escoge una tarea, la que sea, de tu sistema y H A Z L A.
Y luego toma otra, y complétala.
Y luego otra, y otra.
El mundo no es perfecto, es bastante probable que te des cuenta de que te despistas sin darte cuenta. La clave aquí es que tengas la idea clara de que siempre, siempre, debes volver a lo que te habías propuesto. Aunque te interrumpan, aparcas la tarea y luego vuelves a ella. Pero no te vas desperdigando.
Eso te va a permitir focalizarte mucho mejor en la tarea que debes hacer y tu cerebro trabajará con menos esfuerzo.
6️⃣ Ten a tu equipo alineado
Muchos líderes se olvidan de este punto pensando que ya cada uno es suficientemente profesional para organizar sus cosas, y no.
Si diriges un equipo es tu obligación mantener el foco hacia los objetivos de la empresa, sean a corto, medio o largo plazo. Para ello es imprescindible tener planes claros con fechas límite, entregas pendientes y plazos próximos.
Pero además deberás procurar comunicar correctamente con tu equipo acerca del Foco de la empresa.
Para ello puedes aprovechar las reuniones de seguimiento, poniendo especial detalle en cuestiones como:
Los hitos para los próximos días.
Eventos para los que deba haber una atención especial.
Alertas por el camino que exijan una mayor atención del equipo.
Bueno, aquí paro porque esta edición ha quedado algo más larga de lo que me gustaría. Pero no me negarás que el tema da para muchísimo. Honestamente, creo que este es uno de los puntos en el que más se pierden las pymes a nivel de productividad. Básicamente porque sin darnos cuenta hemos creado un entorno en el que es mucho más difícil trabajar que hace unos años.
¿Recuerdas la masiva y chapucera llegada del teletrabajo en 2020? Pues 4 años más tarde casi no queda nada de todo eso, muy poco.
Sin embargo, los que pueden pasar un par de días en casa o empezar las primeras horas sin pisar la oficina cuentan habitualmente que lo hacen porque así están más concentrados.
¿Cómo es posible que hayamos creado espacios de trabajo tan incómodos? Algo no funciona y es hora de meterle mano.
💡Algo para pensar
En 2009 la leyenda del rugby inglés Brian O'Driscoll sorprendió en una rueda de prensa cuando le preguntaron cómo era entrenar y jugar con su compañero Martin Johnson.
Después de ponerse serio y tomarse unos segundos de pausa no se le ocurrió otra cosa que soltar esta perla:
Conocimiento es saber que un tomate es una fruta.
Sabiduría es saber que no debes meterlo en una macedonia
Aquello se interpretó como una muestra de intelectualidad por su parte. Les parecía increíble a los periodistas deportivos que un jugador de rugby pudiera tener cierta profundidad en su pensamiento.
Dejando de lado que parecía un ataque en toda regla a su compañero Johnson, como te digo aquello pasó a la historia como una cita genial, aguda, brillante y a la vez letal.
Sin embargo en 2015 nuestro gamberrete amigo O’Driscoll fue de nuevo entrevistado, esta vez en el The Clare Balding Show. Y reveló que todo aquello fue una guasa.
Resulta que había hecho una apuesta con otro compañero a que no sería capaz de colar la cita en la rueda de prensa. Y O’Driscoll era un gran jugador…en todos los sentidos. Así que cuando vio venir la pregunta en cuestión pensó “esta es la mía”.
Bien.
Aquí la lección no es sobre tomates y macedonias. La lección va sobre la autoridad que damos a las personas solo porque sean buenas en algo en concreto.
Que alguien sea bueno en lo suyo no significa que sea bueno en todo.
Y sin embargo es algo que vemos en las empresas todos los días, como a un buen técnico se le acaba asignando un equipo…aunque sea un nefasto líder.
O como un buen vendedor acaba siendo director comercial…aunque no tenga ni papa sobre estrategia.
Ándate con ojo la próxima vez que alguien deje ir algo aparentemente profundo, puede que en realidad sea un ignorante y te esté vendiendo tonterías disfrazadas con lenguaje casi incomprensible.
P.D1: La cita original tampoco era del jugador Brian O'Driscoll. Fue Miles Kington, un conocido periodista y músico inglés, el que en realidad la dijo primero.
P.D2: Aquí tienes la rueda de prensa en cuestión. Y aquí la aclaración que hizo años más tarde.
📕Leer es de guap@s
No se me ocurre mejor libro para acompañar esta edición y dar por finalizada la serie que Céntrate, de Cal Newport.
A mí me ayudó un montón en su momento, es un libro de esos que debes leer con una libreta al lado para ir anotando ideas. Porque créeme que está lleno de perlas.
Este libro es para ti si eres de esas personas a las que les cuesta concentrarse y trabajar con el mínimo de distracciones. Además, y esto es lo mejor, no es un libro que se quede en la teoría sino que viene con consejos muy muy concretos.
Cuídate,
Agustí López
Wow Agustí! Vaya pedazo de resumen de las mejores técnicas y prácticas de productividad que nos has dado, además me ha gustado mucho la extensión que le has dado a la publicación llevándola no solo al área personal, sino alineada con nuestros equipos.
Aunque todo lo que dices es efectivo, no es fácil de conseguir, lo digo por si un lector piensa que lo podrá lograr rápidamente, error, pero es bueno que lo sepa y que no es un bicho raro sino lo consigue a la primera, aquí es donde entra en acción esa actitud “La Perseverancia”, hay que seguir intentándolo.
Por aportar algo en mi experiencia la técnica del time blocking es entre otras una de las que más resultados me aporta y con la que trabajo para que mi equipo vaya incorporado en su planificación semanal. En este sentido a mi me gusta realizar dos tipos de planificación de mi agenda, la revisión semanal, para organizar el trabajo semanal y distribuir (calendarizar) tareas y otra más rápido al principio del día para reajustar diariamente los cambios, que siempre los hay y poder definir mis 3 tareas ricas, aquellas que si o si debo lograr terminar.
Bueno acabo de llegar a este mundo de Substack por tu “culpa” y creo que indirectamente por Chus (sin ella saberlo)
Gracias y en breve empezaré a crear contenido en esta plataforma ;-)
Uff, esta publicación es para tenerla bien presente en el espacio de trabajo.
Recuerdo cuando trabajaba por cuenta ajena y las comunicaciones eran por Slack que eso del foco era prácticamente un sueño.
Los compañeros hablaban constantemente por Slack y yo, por temor a perderme algo “importante”, revisaba las notificaciones cada 2x3.
En aquel momento me parecía que esa especie de “presencialismo digital” era una justificación a mi trabajo. Pero ahora ya “soy mayor” y más madura jajaja
En definitiva, que has dado las claves para recuperar nuestra “arma más poderosa” :)