Cómo se organiza un equipo de trabajo
Algo que no tiene que ver con el organigrama ni las funciones
Antes de nada, si llegas aquí de rebote vete a saber de dónde, ubícate.
Esta publicación pertenece a la serie “El sistema operativo de un equipo” que ya empecé la semana pasada. De manera que te sugiero que antes de seguir le eches un vistazo:
🗄️ El sistema operativo de un equipo (I)
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Bien, vamos al trapo.
Como te cuento en el post inicial, el sistema operativo de un equipo es un taburete de tres patas. Y la que vamos a tratar hoy es la que más gente se pasa por alto por aburrida.
Seamos sinceros, ¿a quién le apetece hablar de organización? Es más divertido instalarse una nueva aplicación que hace el pino puente o preguntarle a ChatGPT cómo deberíamos organizar las reuniones.
Sin embargo, esta es la base sobre la que puedes construir el resto. Lo sé porque he trabajado este tema con decenas de pymes como la tuya y sé perfectamente lo que ocurre.
Está plagado de cursos sobre gestión del tiempo o similares que lo que hacen es hablar de hábitos individuales o de equipo. Y eso está bien, genial.
Pero si la base no está bien da igual los hábitos que le metas que será un embudo con agujeros.
No digo que los hábitos no sean importantes, ¡ al contrario ! Sin embargo debes empezar por el principio de todo, de lo contrario tendrás un precioso castillo de naipes.
Así que vamos a ver cuáles son las partes de esta primera pata, la Organización del equipo.
Mira, yo estudié ingeniería hace un millón de años, en la prehistoria. Y luego volví a estudiar para sacarme un par de relucientes másteres del universo. Además he sido profesor asociado de universidad pública durante varios años. Así que déjame decirte que algo sé sobre el entorno universitario.
En todo ese tiempo nadie, repito, nadie me habló ni un minuto acerca de la organización del trabajo y mucho menos de un equipo de trabajo. Creo que somos legión los que hemos llegado al mundo laboral sin tener la menor idea acerca de cómo se trabaja mejor.
Así que lo que he ido aprendiendo ha sido a base de ensayo, prueba y error. Mucho error, claro.
Organización es una palabra muy gorda y, como te puedes imaginar, puede incluir un montón de temas.
Pero para darte ideas concretas y no alargarnos en exceso voy a detallar aquí lo fundamental, las 3 básicas:
1️⃣ Registro de proyectos y tareas
Puede que ahora mismo estés con los ojos fuera de órbita, pero créeme que esto es más común de lo que crees. Conozco montones de pymes en las que no hay un criterio claro acerca de cómo registrar (y controlar) los proyectos y tareas que tienen en marcha.
Y es grave, claro que lo es. Básicamente porque si no hay un sistema de registro y control del trabajo pendiente, adivina cuál es la solución para hacer seguimiento. Efectivamente, las interrupciones, los mensajes y las reuniones. Pero justo las reuniones son un pozo de horas inmenso para cualquier organización.
Esa es una parte del problema. La otra es que sin este punto bien definido lo siguiente es andar como pollos sin cabeza detrás de los emails y los whatsapps. Entonces lo que ocurre es que todo es urgente, nadie tiene claro en qué punto se encuentra la organización y las bandejas de entrada de cada uno son silos estancos.
Bien, parto de la base que ni el correo electrónico ni mucho menos el whatsapp son sitios desde los que registrar y controlar proyectos y tareas. Si en tu equipo necesitan abrir el correo electrónico para saber qué hacer, sigue leyendo.
Hay muchas formas y estrategias para tener bajo control los proyectos y tareas. Yo particularmente utilizo la metodología de GTD, que no te negaré es algo compleja. Sin embargo, a mi me ayudó mucho en su día a dejar de ser un desastre con mis cosas.
Pero no necesitas adoptar una metodología como GTD para tener bajo control el trabajo pendiente. Lo que sí necesitáis es definir:
Cómo es vuestro flujo de trabajo
De qué forma se registran las tareas
En qué soporte y con qué criterios se registran
Cuáles son los lugares en los que guardáis la información compartida
Llegados a este punto, casi siempre la pregunta es la misma: ¿qué programa debemos utilizar? Y todos los que nos dedicamos a estas cosas respondemos lo mismo: la herramienta no es lo más importante. Lo importante es que analices bien cuáles son vuestras necesidades y cuál es la que mejor os va a funcionar A VOSOTROS.
Pero tampoco quiero rehuir el tema porque sé que agobia a mucha gente. Lo que ocurre es que en las organizaciones hay diferentes perfiles con diferentes necesidades, por ejemplo:
Puestos de trabajo con flujos tipo FIFO (first input, first output)
Otros que son totalmente libres sin secuencias y tareas bien definidas
Puestos que combinan trabajo predefinido con tareas de libre definición
Así que la respuesta a cuál es la herramienta que podéis utilizar es todo menos clara. Por ejemplo, Trello o Microsoft Planner tienen una estructura de tableros que es lo que yo utilizo, pero tienes otras grandes alternativas como Jira o Asana o incluso Airtable o Notion.
Este punto da para un artículo mucho más largo, igual más adelante me animo.
Pero, por favor, no dejes que te ataque la parálisis por el análisis. Si no sabes por dónde empezar trastea, prueba y decide. Lo que seguro no es una buena idea es seguir sin nada.
2️⃣ Control y seguimiento de fechas y compromisos
Hace poco en una formación una de las primeras sorpresas que me llevé fue que no tenían ningún tipo de herramienta o soporte de seguimiento de fechas y compromisos.
🫣 La consecuencia era que ni el equipo directivo tenía una idea nítida acerca de cuáles eran los objetivos anuales ni mucho menos su nivel de cumplimiento.
Bueno, cuando eso pasa la única solución es machacar al equipo a mensajes urgentes, tener reuniones sobrevenidas y casi asambleas permanentes para gestionar los proyectos. Así es muy difícil trabajar bien, ¿no te parece?
Obviamente esto va directamente ligado a tener un sistema de registro de tareas y proyectos como te decía antes. Una cosa sin la otra es IMPOSIBLE. Pero ojo, porque aquí viene otra de las grandes cagadas en mil organizaciones.
No vale con apuntar una tarea SI NO LES PONES FECHAS.
Una tarea sin fecha límite no es una tarea, es un deseo.
Y los deseos no se cumplen por mucho que pienses en ellos, esto no es el mundo de Mr. Wonderful. Aquí o te lo curras o nada.
De manera que métete esto en la sesera. Cada tarea que entre en el sistema debe tener:
Fecha límite para su cumplimiento. Cuál es el día y la hora a la que esa tarea debe estar completada. Así todos os podréis organizar mejor.
Fecha de inicio, que no tiene porqué ser hoy. Hay tareas que no tiene sentido empezar hasta llegado un determinado día porque, por ejemplo, te falta información.
A quién pertenece esa tarea. Si no es de nadie seguro que nadie la hará. En el caso de que haya puestos que compartan tareas deberéis establecer cómo serán las reglas de reparto.
Esa tarea, ¿incluye otras subtareas? Ojo con esto, hay tareas que en realidad son pequeños o grandes proyectos. Por ejemplo, Nueva máquina cortadora láser claramente no es una tarea menor…
Todas las tareas deben redactarse con una acción, con un verbo. Una tarea que no deje clara la acción que debe realizarse es una garantía de postergación.
Cuál es la información (¿documentos?) que va relacionada con esa tarea y que es imprescindible conocer para poderla completar.
3️⃣ Definición clara de los flujos de información
Muchas bandejas de entrada se parecen a esta imagen de ropa pendiente. ¿Te imaginas no lavar y guardar bien tu ropa solo porque hay mucho pendiente? Pues algo así ocurre con las tareas y las bandejas de entrada.
Así que deberás definir cómo entra una tarea en el sistema, de qué manera procesas la información relacionada y cómo se registra todo según sus características.
Como te decía más arriba yo utilizo GTD, pero no es un dogma escrito en piedra ni nada por el estilo. Sin embargo el flujo de trabajo es algo clave en GTD, y estoy seguro que aunque lo acabes adaptando a tu realidad te puede servir de gran inspiración.
Te cuento cuáles son las ideas esenciales de un buen flujo de trabajo:
Todo se captura a través de las bandejas de entrada (por ejemplo, el email). De esta manera puedes tener las bandejas de entrada completamente vacías y libres de mensajes acumulando polvo. Solo este primer punto ya te debería mover a hacer algo. ¿Te imaginas ponerte a trabajar sin el agobio de una bandeja de entrada petada de mensajes?
Si un mensaje no incluye una tarea, la única posibilidad que te queda es archivarlo donde le corresponda. Puede ser información que necesites más adelante, de consulta o información relacionada con un proyecto que tenéis en marcha. Alerta, recuperar un archivo te debe costar menos de un minuto, así que más vale que hayas adoptado un sistema de archivo claro que diferencie bien los recursos, del material de consulta, del material relacionado con proyectos. Son ámbitos completamente distintos y no deben estar mezclados.
Las tareas de menos de 2 minutos las hacemos al momento, no perdemos el tiempo con registros. Ojo con esto, no vale de excusa para todo. Quiero decir, con el rollo de los dos minutos hay quien acaba no procesando la bandeja de entrada. Eso acaba teniendo como consecuencia la vuelta a la casilla inicial. Cuando la bandeja de entrada vuelve a estar inundada la reacción natural es decir que el sistema no funciona.
En la agenda solo registramos tareas que deben realizarse en un momento en concreto. Por ejemplo, asistir a una reunión. Pero no anotamos tareas pendientes porque sí a ver si nos va bien hacerlas en ese momento. Otra cosa distinta es reservar tiempo de calidad para poder trabajar con cierto foco. Pero de eso hablaremos en otro momento porque da para mucho. Quédate con la idea de que tienes derecho a reservar tiempo para ti en tu agenda SIN QUE ESTÉ DIRECTAMENTE ASIGNADO A UNA TAREA EN CONCRETO.
Como ves configurar una robusta organización no es algo sencillo ni trivial. Requiere conocimiento, por supuesto, pero también reflexión acerca de qué es lo que os va bien a vosotros. Es muy importante que un equipo de trabajo comparta los criterios, canales y flujos que harán que todo funcione correctamente.
De hecho aquí me he centrado en tres ideas principales, pero seguro que podríamos sacar entre tú y yo unas cuantas más.
¿Cuáles se te ocurren a ti? ¿Qué le añadirías a una buena organización?
La semana que viene hablaré de la segunda pata del Sistema Operativo de Equipo: la Mentalidad.
Al loro, porque hay también hay un montón de chicha.
💡Algo para pensar
Bueno, esto ya ha quedado bastante largo por hoy así que no me voy a enrollar, vamos con algo ligerito.
Te dejo este vídeo de Joe Smith acerca de cómo secarte las manos. Es divertido, corto y da que pensar, un chollo.
La cosa no es que aprendas a secarte las manos, que también. Lo que puedes sacar de este vídeo es cuál es el efecto de un pequeño cambio en tus hábitos.
Otro día te hablo del efecto del 1%…
📕Leer es de guap@s
Ya te he mencionado aquí varias veces GTD y no niego que parece mucho más complejo de lo que en realidad es.
El libro del que nace todo es el de David Allen, pero si vas a empezar con el tema el de José Miguel Bolívar es un gran punto de partida. Sinceramente, hay mucha menos fricción en el de José Miguel, que de esto sabe muchísimo.
Cuídate,
Agustí López
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Una herramienta guay, además de las que dices, para el registro de tareas es Click up (https://clickup.com/)
Lo de las fechas y los responsables es un mal endémico. Veo muchísimos equipos que no se acostumbran a trabajar con deadlines concretos y mucho menos con un único responsable que tenga que sumir liderar la tarea.
PD: me ha encantado el vídeo de las manos. A partir de ahora creo que me lavaré las manos así jaja
Creo que a pesar de que hay sistemas conocidos, tipo GTD, se puede partir de estos para crear uno propio que se adapte a cada persona. Me da la impresión que a veces nos centramos tanto en el sistema de productividad, que luego no producimos nada.
En cuanto a las fechas, tengo grabada una frase de Joan Boluda: "un qué, sin un cuándo, es igual a nunca".