El sistema operativo de un equipo (I)
O cómo convertir tu equipo en una máquina
La diferencia entre un grupo de personas que trabajan juntas y un equipo que es una apisonadora consiguiendo resultados es brutal.
Llegar a ese punto en el que el equipo de una pyme está alineado, se coordina como un reloj y cierra temas continuamente no es nada fácil, al contrario.
La falta de un sistema operativo de equipo es algo que he visto en multitud de empresas. De hecho es una de las barreras más bestias que les separan de conseguir grandes objetivos con agilidad.
Puedes tener grandes profesionales que, si no saben trabajar bien juntos, lo llevas claro.
¿Cómo saber si tenéis un buen sistema operativo? Aquí van algunos síntomas:
Tenéis retrasos en la mayoría de proyectos.
Cada cual organiza su trabajo como le parece.
Hacéis reuniones que acaban siendo discusiones.
Control de proyectos farragoso y sin visión conjunta.
Apuráis los plazos más que una maquinilla de 7 hojas.
Si tienes alguno de estos síntomas quédate por aquí porque te voy a dar las claves para que lo puedas corregir.
Ahora tampoco te agobies. Parte del problema no lo has provocado tú, puede que venga de muy muy atrás.
O sea, puede que contrates a alguien que técnicamente sea fabuloso. Pero si es un incordio en las reuniones, si es un caos en su día a día o si empieza un nuevo proyecto cada cinco minutos créeme que no te va a servir.
Yo he llegado a la conclusión de que para que un equipo funcione como un reloj hay tres áreas que debes cuidar, y mucho.
Tres zonas pantanosas por las que debes maniobrar con cuidado si eres tú quién dirige el cotarro.
Este es un tema denso y largo, así que he decidido no matarlo con un solo artículo.
Bienvenidos a la serie veraniega: Sistema operativo de un equipo.
🗄️ (1) El sistema operativo de un equipo
🗄️ (2) Cómo se organiza un equipo de trabajo
🗄️ (3) La mentalidad que da resultados
🗄️ (4) Te han robado el arma más poderosa
Parto de la idea de que para que un equipo funcione debe cargar el sistema operativo correcto.
O sea, no basta con juntar gente en una oficina o en una fábrica. Además debes dotarlos del programario adecuado. De otra forma tendrás piezas magníficas que no saben trabajar juntas.
Este sistema operativo es un taburete de tres patas:
Organización, Mentalidad y Foco.
1 Organización
De las tres patas esta es la más desconocida y a la que se presta menos atención.
Sin embargo, es algo que me parece fundamental. Verás, todo equipo de trabajo debe compartir una forma de Organización con algunos puntos en común que son imprescindibles.
Me estoy refiriendo a cuestiones muy concretas como:
De qué forma se registran los proyectos y las tareas y, por tanto, cómo les vamos a dar seguimiento en equipo.
Cuál es el lugar en el que vamos a registrar todo lo pendiente.
Cuáles son los criterios mínimos para registrar una tarea.
La diferencia entre lo que debe hacerse en un momento en concreto y lo que no.
Una tarea sin fecha de entrega no es una tarea, es un deseo.
Una tarea macro no es una tarea, es un proyecto.
Qué es central y qué es accesorio.
La forma inteligente de utilizar tu agenda y cómo la compartes.
Cómo planificamos todo lo que debemos hacer.
La organización es la base sobre la que vas a construir todo lo demás.
Tener un circuito correcto de información es clave, pero además vas a necesitar una definición clara y compartida acerca de qué es estratégico.
2 Mentalidad
Un error que comete mucha gente es empezar y empezar y volver a empezar. Es decir, es muy tentador tomar un nuevo tema con ilusión. Es como un nuevo lienzo en blanco, es un mundo de posibilidades.
Sin embargo, ojo con este tema. La diferencia entre un equipo que funciona y uno que no es la cantidad de cierres que hacen, no la cantidad de aperturas.
Uno de los puntos peor tratados por ahí. Y esta es la segunda pata clave que va a hacer que tu equipo esté en línea.
Por eso es importante ir creando una mentalidad de cierre, de concreción. En definitiva, de enfoque a resultados.
Cuando acabe el año nadie preguntará por el número de reuniones a las que asististe o cuántos mensajes absurdos contestaste, ¿a que no?
Entonces, aquí la clave es identificar claramente qué es central y qué es accesorio. Porque desde luego tus esfuerzos deben ir a lo central, sin ningún tipo de duda.
Hasta aquí todo claro. Pero además debes garantizarte que también tu equipo comparte esa idea. No basta con que tú tengas clara la agenda de lo importante, el resto debe respirar el mismo aire.
Si sientes la soledad en tus carnes cuando hablas con el equipo tal vez este punto se deba trabajar más.
Abrir está bien. Cerrar está mejor.
3 Foco
La tercera pata del taburete de tu sistema operativo es el Foco.
Conseguir que tu equipo tenga hábitos saludables de trabajo es lo que va a marcar definitivamente la diferencia.
Para empezar, preocúpate y ocúpate de que tengan tiempo de calidad para trabajar. Franjas de tiempo consistentes en las que puedan concentrarse, sin distracciones y sin rollos patateros.
Además deberás establecer cómo se van a enfocar cada semana en lo estratégico, evitando que el equipo esté simplemente achicando agua con mensajes y notificaciones.
Que todo el mundo tenga el foco claro acerca de qué es lo que se debe cerrar a continuación es la llave que abre la puerta de los resultados.
El foco es lo que consigue que este taburete de tres patas se sostenga bien.
Bueno, como ves cada una de estas patas da para muchísimo de qué hablar. Así que en las próximas semanas iré detallando más y mejor cada una de ellas para que te quedes bien con la película y tengas hilos de los que tirar.
También te digo una cosa. Soy muy fan de los pequeños y continuos cambios más que de las grandes y urgentes transformaciones. Ya sabes, las manzanas se pelan de una en una.
Así que espero que todo esto te sea útil pero antes de meterse a saco mejor traza un plan.
Ahora te toca a ti, ¿en qué crees que debe mejorar tu sistema operativo? Te leo.
💡Algo para pensar
En los últimos meses estamos viviendo una auténtica explosión de contenidos creados con inteligencia artificial.
Lo puedes ver fácilmente, por ejemplo, en Linkedin. Con posts que te dejan más frío que el corazón de tu ex. O artículos en webs que se ve de lejos que salen de la fábrica SEO más machacona que te puedas encontrar.
Pero, ¿son peores los contenidos creados por la IA?
Vaya por delante que estoy a favor de usar la IA para ahorrar tiempo o aumentar la productividad. Por ejemplo, herramientas que en base a un contenido ya existente te creen nuevos pequeños formatos para aumentar la difusión. Ejemplo: de un vídeo largo es capaz de sacar extractos para redes. Bien, a favor.
Sin embargo, tengo serias dudas acerca de los contenidos creados directamente por IA.
La semana pasada te traía una referencia musical y esta no va a ser menos. Se trata de un vídeo de Rick Beato en el que analiza porqué, según él, la música está yendo a peor. Básicamente lo que dice es que:
Cada vez es más fácil crear música.
La tecnología ha abaratado y facilitado terriblemente la creación. Ya no se necesita un virtuoso a la batería ni un vocalista que sepa afinar. Con que domines unas cuantas herramientas ya puedes crear tu solo el próximo hit de verano.Cada vez es más fácil consumir música.
Cada día se publica más y más música que puedes consumir casi sin esfuerzo en plataformas como Spotify. Sin embargo hace unos años descubrir un nuevo álbum llevaba tiempo…y dinero, cómo no.
Eso no es malo en sí mismo, pero sí cambia la manera en la que consumimos música. Menos esfuerzo, menos percepción de valor.
¿Te suenan los argumentos? ¿No se parecen un poco al debate sobre la IA y los contenidos?
📕Leer es de guap@s
Hay un montón de libros geniales sobre productividad, organización y demás. De hecho en esta misma serie te traeré varios de ellos que son muy buenos en lo suyo.
Hoy te traigo uno que consigue que te pongas las pilas…sin que te parezca una tortura china. Se trata del libro del Mago More “Superpoderes del éxito para gente normal”.
De este libro lo que más me gusta es que trata el tema de forma que no te hace sentir un inútil ni te lo complica más de lo necesario. Además todo tiene el tono del Mago More, o sea, humor en cada rincón.
Si estás en el punto en el que crees que hace falta un cambio en tu vida y en tu equipo tal vez este libro sea un buen punto de partida.
Cuídate,
Agustí López
Como está estructurada la serie? Y su índice?