La agenda de lo importante

Advertencia: contiene chiste malísimo

Prácticamente todos los directivos que conozco siempre tienen “mucho lío” o están “hasta arriba de trabajo”. 

Admitámoslo, la carga de trabajo en nuestros días es bestial, todo va mucho más rápido que hace unos años y además necesitas cambiar constantemente para adaptarte a los cambios.

¿Cómo se casa eso? Porque mientras tanto hay una empresa que debe funcionar.

Fácil. La mayoría acaban robando tiempo a sus familias y sus aficiones. Eso a corto plazo no tiene muchas consecuencias. Sin embargo, de forma sostenida en el tiempo acaba siendo devastador.

Bueno, yo no tengo varitas mágicas, pero sí algunas ideas acerca de cómo conseguir más y mejores resultados con menos esfuerzo.

Soy ingeniero de formación, y tal vez por eso mi cerebro siempre está en modo maximizar. Es decir, cómo sacar el máximo partido con los mínimos recursos. 

Y de todos los recursos de los que uno dispone el tiempo es el más escaso y raro de todos ellos. No lo puedes intercambiar por nada, no lo puedes estirar como un chicle y además al cabo del día todos tenemos la misma cantidad.

Generalmente cuando a alguien “le falta tiempo” para hacer algo tiende a solucionarlo metiendo más horas de trabajo a costa de tiempo personal. 

¿Quieres trabajar más horas? Adelante, yo también he pasado por ahí. Sin embargo, la pregunta que debes hacerte es, ¿quieres seguir trabajando tantas horas dentro de diez años?

Habrá quién esté leyendo esto y piense que trabajar muchas horas es normal si estás empezando con tu proyecto. Y yo estaré de acuerdo, hay que remar mucho al principio, por supuesto.

Pero yo no digo eso. No digo que no haya que remar. Digo que hay que remar bien y que el mundo te va a exigir que cada vez remes mejor.

Fíjate en un detalle. Si diriges un proyecto, si tienes una empresa o la estás montando, seguro, segurísimo que tienes unas cuantas reuniones al cabo de la semana.

Pues que sepas que las reuniones son el mayor sumidero de tiempo de cualquier organización, incluida la tuya.

Muchas de ellas son una absoluta pérdida de tiempo. O como mínimo por decirlo suavemente podrían ser mucho más eficaces. 

No voy a hacer aquí una masterclass de reuniones, ya hay muchísimo contenido y bueno por ahí sobre el tema.

Simplemente deja que llame la atención sobre varios aspectos que debes considerar antes de convocar, o incluso asistir a una reunión:

1 Tu tiempo es limitado y no lo puedes estirar, aunque te empeñes

Vivimos con la sensación de que el tiempo es infinito, seguramente por algún mecanismo de supervivencia. Y no nos damos cuenta de que, en realidad, es finito.

Sería angustiante vivir pensando que a cada minuto que vivimos ya nos queda uno menos. Así que nuestro cerebro nos da permiso para dedicar el tiempo que tenemos a todo tipo de cuestiones que no están en el centro de lo que deberíamos hacer.

Mercedes lo intuyó bien hace años y con eso montón un anuncio bastante molón.

Cada día tiene 1.440 minutos disponibles, ni uno más ni uno menos. 1.440.

Así que la cuestión es que debes vivir tu vida con una martilleante pregunta en tu cabeza

¿Cuál es el mejor uso que puedo hacer del próximo minuto?

Toma cada pequeña decisión dándote cuenta de que continuamente estás agotando un poco más un recurso escaso: tu tiempo. Eso no quiere decir que debas vivir con prisa, al contrario. Quiere decir que debes seleccionar bien a qué dedicas tiempo y a qué no.

2 No confundas actividad con resultados

Hace años trabajé en una empresa que instauró una idea que, de entrada, les pareció genial a los socios: la semana de reuniones. 

Sobre el papel la teoría era que durante una semana todos los directivos, que eran unos cuantos, debían estar disponibles para reuniones presenciales en la central. Así que esa semana, la tercera de cada mes, se llenaba absolutamente hasta arriba de reuniones. Tanto si eran necesarias como si no. Era la semana de reuniones y punto.

Sobra decir que el resto de días también había reuniones, así que el despropósito era descomunal. Aquello duró algunos años, hasta que se hizo evidente que era una pérdida de tiempo y oportunidades gigante.

Te cuento este caso para que veas que una cosa es estar ocupados y otra muy distinta conseguir resultados.

Hay gente muy ocupada, constantemente ocupada, que no es capaz de conseguir resultados concretos de forma masiva.

¿Por qué?

Porque no son capaces de cerrar. Son buenos en abrir y en dilatar, pero no en cerrar.

Y cerrar temas es una de las principales habilidades que debes tener en esta vida.

Nota al pie: la empresa acabó fatal después de una cadena interminable de ideas geniales como la semana de reuniones.

3 Ten un sistema

Hay muchas formas de organizar tu trabajo, tus tareas, tus proyectos. Simplemente escoge una y ve a por ella. Yo utilizo GTD, pero no es la única manera posible. Como te digo, lo importante es que tengas UN sistema.

Haz que tu equipo lo conozca y lo comparta. Básicamente porque si no compartís el sistema de trabajo acabarás necesitando que te informen continuamente acerca de qué están haciendo. Y no es ahí donde aportas valor. No digo que no haya que controlar, pero es mejor hacerlo apoyándote en un sistema.

Me acuerdo de (nombre cambiado, alerta) Marta, la líder de equipo que a sus seis miembros les pedía los viernes un mini informe de cumplimiento. Eso, y una inútil reunión de dos horitas para “ponernos al día”. 

Una empresa no es un encuentro familiar en el que hacemos tertulia para pasar el rato. Las reuniones son para tomar decisiones. Y si lo que ocurre es que se convocan demasiadas reuniones para “ponernos al día” con bastante seguridad te puedo decir que es un síntoma de algo más grave.

Ojito con esto, porque es algo que siempre se acaba dejando de lado y está en el centro de muchos problemas de eficiencia en las pymes. Casi nadie llega al mundo laboral teniendo nociones elementales de gestión de proyectos, tareas y trabajo en equipo. Ni siquiera pasando por la universidad. Sin embargo, es algo clave para tener buenos resultados.

4 Lo importante no es lo urgente

Casi me da hasta pereza explicarlo, pero sigue pasando por todas partes. Esa idea de que todo es urgente es tóxica. Y ahí la tecnología no nos ha ayudado nada de nada. Porque ahora parece que si no contestas el último mensaje al minuto el mundo arderá y tú con él. Nos ha convertido en disponibles 24x7 y ya va siendo hora de poner las cosas en su sitio.

Ni necesitamos estar disponibles para todo el mundo en todo momento ni la última notificación es la más importante.

Esto Eisenhower ya lo explicó hace decenas de años. Cada tarea tiene dos variables: un nivel de urgencia y un nivel de importancia.

Si estás siempre en modo alta urgencia y alta importancia, siento decirte que eres el bombero torero de la empresa. Estás hasta arriba de temas que eran para ayer, no tienes tiempo ni para pensar y eso tan importante ya lo mirarás cuando puedas. 

Bueno, pues deja que te diga que eso tan importante a lo que deberías reservar algo de atención acabará pasando de largo o caducando. No sé qué es peor.

Stephen Covey también habló ampliamente de ello en su archiconocido libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. Ha pasado el tiempo, pero muchas de las ideas que hay ahí siguen siendo válidas.

El vídeo es larguito, más de diez minutos, pero créeme que si lo escuchas con atención te va a servir y mucho.

5 Consigue tiempo de calidad

Tengo la convicción de que en los últimos años hemos pasado a trabajar peor. Con menos tiempo para tareas de calidad, más expuestos a interrupciones y distracciones. Y así no hay manera de conseguir grandes resultados.

Gestionar cada minuto de tu agenda como un tesoro sin duda es lo mejor que puedes hacer por ti.

No vendas barata tu atención.
Tu atención es el vehículo que lleva a los resultados.

Para empezar, pon el móvil en modo concentración cuando estés trabajando. No necesitas estar disponible para todo el mundo en todo momento. Si te da pavor hacerlo empieza por períodos cortos de tiempo y ve ampliando.

Quita notificaciones por pantalla de cualquier cosa absurda. Si alguien acaba un curso en Linkedin, deja que lo haga en paz, no necesita tu felicitación.

Bloquea en tu agenda franjas de tiempo para realizar determinadas tareas o proyectos. Es decir, si no pones nada en tu agenda se acabará llenando de chorradas sin valor. ¿Viste el vídeo de Stephen Covey? Pues ya sabes a qué me refiero. 

En cambio, si pones en tu agenda lo estratégico el resto se acabará amoldando. Recuerda, abrir es genial. Cerrar es mejor. 

Si a tu empresa le va mal nadie te preguntará por el número de notificaciones absurdas que leíste.

6 Ojo con el nivel de complejidad

Una reunión de 3 personas es más ágil que una reunión de 4 personas.

Igual que una de 4 es más ágil que una de 5, y así sucesivamente.

Cuantas más personas metas en la sala más complicado será que sea efectiva. Si además metes en la coctelera algo de improvisación tienes la torpeza garantizada.

Así que ojito cuando vayas a enviar la próxima convocatoria de reunión. No se trata de que pongas límites porque sí, pero date cuenta de cómo afecta el número de participantes al resultado final.

Si continuamente necesitas que haya un montón de gente presente “para que estén enterados” posiblemente lo que tengáis sea un problema de comunicación.

7 And last, but not least…

Las reuniones no son gratis, tienen un coste aunque no pagues una factura cada vez que convocas una.

Si tienes un equipo ya sabes lo que cobra todo el mundo. Súmale los costes de cotización y divide por las horas anuales. Eso te dará cuánto cuesta cada hora que pasa una persona reunida.

Por ejemplo. Una persona con un salario bruto de 2.000 € tiene un coste hora aproximado de 18 €. El cálculo es un poco complejo, por si tienes curiosidad aquí tienes la fórmula (datos de España).

Así que la próxima vez que vayas a lanzar una convocatoria de reunión piensa dos veces en la lista imprescindible de asistentes. ¿Hay alguien que simplemente va a estar escuchando? Pues tal vez sea suficiente con pasarle las conclusiones.

Preguntas que debes hacerte sobre tus reuniones:

¿Empezáis puntuales?
¿Siempre se respeta el orden del día?
¿Tenéis un protocolo para las reuniones?
¿Algunas se alargan porque se improvisa?
¿Fijáis de antemano una hora de inicio y una de finalización?
¿Alguien prepara el acta resumen con temas tratados, decisiones y compromisos?

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💡Algo para pensar

En las empresas nos reímos poco, demasiado poco. Es más, muchos de nosotros hemos sido testigos de ambientes tóxicos de narices.

Me viene a la cabeza cierta pequeña fábrica en la que no había un día sin su humillación…pero esa historia es para otro día.

Un niño se ríe de media unas 300 veces al día. Pero esa cifra, espectacular, va bajando y bajando hasta tocar fondo…¡ a los 75 ! El motivo no es otro que la entrada en el mundo adulto, el mundo laboral. Creo que hemos malentendido el significado de la profesionalidad, parece que si estamos más serios, más tiesos, seremos mejores.

Y el resultado final es tener entornos asquerosamente aburridos, tediosos y contra natura.

Y ojo, que alguno estará pensando que es una chorrada pero no lo es en absoluto. La risa tiene increíbles beneficios en tu cuerpo. Para empezar, cuando te ríes suben tu frecuencia cardíaca y la presión arterial para justo después bajar. ¿El resultado? Consigue aliviar el nivel de estrés. Toma ya.

Se sabe que el humor, además de ayudar a reducir el estrés, contribuye a mejorar el estado de ánimo, fomenta la creatividad y favorece la comunicación. ¡ Pero si son todo ventajas, maldita sea!

¿En qué puñetero momento nos pareció que ser serios era mejor que ser divertidos?

Por eso ver hace unos días el lanzamiento de Acción Viral, el nuevo proyecto de José María Ruiz para traer algo más de humor a la comunicación corporativa, me pareció aire fresco entrando en una habitación muy cargada. En su muro leí una reflexión acerca de este estudio de Gallup, y me parece muy acertada.

Riamos más, que es gratis.

Como ese jardinero, que despidiéndose de su compañero también jardinero, le decía: “nos vemos cuando podamos”

📕Leer es de guap@s

Se buscan hombres para un viaje peligroso. Paga reducida. Frío intenso. Largos meses en la más completa oscuridad. Peligro constante. Es dudoso que puedan regresar a salvo. En caso de éxito, recibirán honores y reconocimiento.

Este fue el anuncio que puso Shackleton para contratar marineros que le acompañasen en su travesía de la Antártida, por entonces una ruta inédita. Estamos hablando de 1914 y embarcarse en algo así era mucho más que peligroso.

De hecho la expedición embarrancó nada más llegar y el barco quedó atrapado en el hielo para hundirse días más tarde. La tripulación estuvo aislada y pasando todo tipo de penurias durante más de dos años.

¿Te imaginas dos años en la Antártida con el equipo y los materiales de 1914?

Pero el increíble estilo de liderazgo de Shackleton hizo posible que ni uno solo de los marineros perdiese su vida. Como diría Jesulín, im presionante. Se ha escrito muchísimo sobre el tema y creo que hasta hay una película.

Yo te sugiero el libro que escribió Dennis Perkins hace ya unos años en el que extrae lecciones de liderazgo extraordinarias que tú mismo puedes aplicar en tu empresa.

No se trata de un mero retrato épico de la hazaña ni algo en lo que no te puedas ver reflejado. Como te digo el autor va a la esencia de cada ejemplo para que te lleves algo real y práctico.

P.D: Aunque el anuncio hoy sería un ejemplo en cursos de copywriting para atrevidos (😉😉😉) hay serias dudas de que jamás llegase a existir. Pero amigos, se non è vero, è ben trovato, ¿no os parece?

Cuídate,
Agustí López