La mentalidad que da resultados
Sin volverte loco persiguiendo absurdas notificaciones
Hay montones de empresas que fracasan por algo que no tiene que ver ni con su idea de negocio, ni con la inversión ni con el talento del equipo.
Y fíjate que todo eso es difícil de encontrar. Pero hay un elemento que escasea más que los metros cuadrados en Hong Kong. Algo que acaba metiendo colesterol en los procesos más bien pintados.
Se trata, ni más ni menos, que de la Mentalidad.
Ojo, esto que te estoy contando forma parte de la serie El sistema operativo de un equipo. En ella explico cómo configurar un equipo de trabajo en tu empresa para conseguir más resultados que retrasos.
Si no lo has hecho ya, te recomiendo repasar las dos primeras publicaciones.
🗄️ (1) El sistema operativo de un equipo
🗄️ (2) Cómo se organiza un equipo de trabajo
Y si has llegado hasta aquí viajando desde una galaxia lejana tal vez sea buen momento para suscribirte y así no te pierdes el resto de la serie.
Bien, al lío.
Puedes tener un equipo con:
📋 Un alto nivel técnico y de preparación
💸 Todos los medios necesarios a su disposición
💪 El mayor de los esfuerzos y desempeños con lealtad
Pero si a todo eso no le unes la Mentalidad adecuada lo que tendrás es una maquinaria a la que le falta el necesario engrasado.
Recuerda, la configuración del Sistema Operativo de un Equipo es un taburete de 3 patas:
Organización, Mentalidad y Foco.
Y hoy vamos a por la segunda.
Sobre la Mentalidad
En la primera parte de esta serie te hablaba acerca de cómo se debe crear la organización de un equipo de trabajo. Así que ya sabes que un primer paso imprescindible es tener bajo control todo el flujo de información relacionado con tareas y proyectos.
Sin embargo hay un punto en el que muchas organizaciones se pierden, y es precisamente aquí.
Verás, la diferencia entre un equipo que funciona y uno que no es la cantidad de cierres que hacen, no la cantidad de aperturas.
Abrir está bien. Cerrar está mejor.
Bien, paremos aquí un minuto. Sé que puede parecer algo todavía demasiado abstracto, pero no lo es en absoluto. Es un principio que debe impregnar cada pequeño paso que deis en vuestra organización.
Un auténtico mantra que debe estar presente en todo lo que hacéis. En cada reunión, en cada decisión y cada vez que alguien escoge una tarea u otra. Porque sí, las tareas se escogen aunque a menudo no nos demos cuenta y vayamos en piloto automático.
Esto es algo que he visto una y otra vez en montones de pymes: la ausencia de mentalidad de cierre. Temas que se eternizan, que se alargan en el tiempo, que se dejan para más adelante. ¿Te suena?
Claro que te suena, es algo que está en todas partes.
Es muy tentador aplazar la acción para más adelante. Dimensionar los trabajos mucho más allá de lo necesario, creyendo que el día a día aflojará un poco más adelante en el camino. Pero, ¿adivinas qué? El día a día casi nunca afloja, siempre hay algo más que hacer, algo urgente a lo que prestar atención, un nuevo tropezón a cada paso.
La forma correcta entonces de encargar una tarea no es pidiendo plazo a la persona, ese no es el enfoque correcto.
Tampoco lo es dar un plazo totalmente fuera de la realidad solo porque sí. En su lugar, es mucho más saludable tener un enfoque de cierre, pero siempre analizando las cargas de trabajo ya existentes.
Por el contrario los inicios dan la ilusión de que se está tomando acción, de que se avanza. Empezar nuevos proyectos, probar nuevas ideas vende más que simplemente seguir con el plan.
¿Cómo se consigue una mentalidad de cierre, entonces?
Construyendo el marco mental adecuado, creando un ambiente y un entorno de cierre. Es un camino a largo plazo, sin atajos ni prisas.
Aquí van algunas recomendaciones que os pueden ayudar a ir construyendo ese mantra:
1️⃣ Identificad claramente cuál es el núcleo
Vale, me dirás que ya existe la descripción del puesto, el organigrama y cosas así. No, no hablo de eso.
Este es un ejercicio que he hecho mil veces en cursos, el de pedirle a cada participante que, en pocas líneas, y sin florituras describa cuál es el núcleo de su trabajo, el epicentro.
Esto tan simple es terriblemente confuso para muchos profesionales. Y, sin embargo, es liberador. Porque al pararte un momento a darte cuenta de qué es lo importante para ti y tu contribución es mucho más fácil ir a por ello renunciando a todo lo que está de más.
Claro que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer, ya lo sé. Pero atención, porque todos los puestos acaban acumulando “grasa”, tareas que se van añadiendo y que poco a poco te alejan de aquello que era el motivo principal.
Así que repasar dónde está el norte de nuestra brújula ayuda y mucho a adoptar una mentalidad de cierre.
Alerta, porque con identificar tu núcleo no será suficiente. Deberás meterle horas por delante del resto de temas, de lo contrario acabará siendo papel mojado.
Pero de eso hablaremos en la última entrega, la del Foco.
2️⃣ Tener un plan y revisarlo continuamente
Si ya tienes una buena organización también te habrás dado cuenta de lo complicado que es a veces mantener ese norte.
Así que fija estos dos momentos en tu agenda semanal:
El primero, al finalizar la semana. Repasa todo lo ocurrido, recoge las notas descarriadas, los compromisos sin concretar y las tareas descolgadas. Vuelve a poner en orden tu sistema antes de cerrar la semana.
Visualiza los días que vienen y ajusta tu calendario, tus objetivos y expectativas. Decide qué será prioritario para ti en los próximos días y ve a por ello, sin excusas.El segundo, al finalizar cada día. Harás algo parecido a un cierre semanal, pero mucho más ligero. Se trata de que al final del día queden el mínimo de cuestiones descolgadas del sistema.
Pero, sobre todo, se trata de que fijes las prioridades para el día siguiente. Decide antes de irte qué es eso imprescindible que debe quedar resuelto mañana. Y mañana empieza por eso, no por mirar absurdas notificaciones de desconocidos.
3️⃣ Acabad con las distracciones
No me refiero solo a mirar el móvil tontamente. Me refiero a eso que nos pasa que estamos haciendo algo y sin darnos cuenta acabamos haciendo cualquier otra cosa.
Puede que hayas abierto el navegador para buscar algo y, casi sin darte cuenta, ya tengas 5 pestañas abiertas. Eso más el Outlook, el Teams, el Word y un Excel que arrastra los pies de hace días.
Cuando eso te suceda, para, tómate un minuto y vuelve al punto en el que estabas. Evita los secuestros de tarea y remata lo que te habías propuesto. Hay muchos contenidos interesantes ahí fuera, pero recuerda que lo importante es cerrar. Mucho más que abrir.
Hay quién piensa que no pasa nada por hacer 27 cosas a la vez, pero sí pasa. Claro que pasa y mucho. Tu rendimiento disminuye tanto como trocitos haces de tu atención. Y precisamente tu atención, tener tiempo de calidad, es justo lo que necesitas más.
De manera que:
No hagas más de una tarea a la vez: huye de la multitarea
Si te distraes, para y vuelve al punto inicial.
Deberás prestar especial atención al mundo digital, es una piscina infinita diseñada para robarte tiempo sin parar. Quita las notificaciones, pon el móvil en modo Trabajo y déjate de tonterías absurdas.
Nadie te va a preguntar a final de año cuántos likes diste.
4️⃣ Aprended a priorizar
Hay una idea tan extendida como falsa que dice que todo es urgente. Yo digo no.
Primero, lo primero. Sin embargo estamos en un momento en el que parece que lo último es lo primero. Pero no es así en absoluto.
Claro que vivimos en un mundo que gira a toda leche, pero no nos creamos eso de que todo es para ayer porque no cuela.
Cuántas veces he visto un directivo pedir algo de forma urgente para luego dejarlo encima de su mesa durante semanas…Eisenhower ya pensó bastante sobre ello dejando esa idea de lo importante y lo urgente.
Así que te sugiero que crees a tu alrededor una organización que claramente sepa priorizar.
¿Eres de los que convoca reuniones a las 8? Pues ojo. Las primeras horas de la mañana son las mejores, no las queméis con “reuniones de seguimiento”. Al contrario, es el mejor momento para sacar adelante esas tareas que habréis dejado previstas el día anterior.
No esperes que tu equipo conteste a los mensajes de forma inmediata “porque todo es urgente”, “el cliente es lo primero” o tópicos por el estilo. Eso solo son excusas de una mala organización. Si pides a tu equipo que conteste de inmediato lo único que vas a conseguir es que se dediquen a responder mensajes, sin tiempo de calidad para añadir valor a la organización como esperas de ellos.
Sé específico. Si vas a pedir una tarea, di la verdad acerca de los plazos esperados y define claramente qué resultado se espera. Evitarás muchas idas y venidas al final del camino.
No se puede solucionar todo de golpe, es imposible. En lugar de eso, escoge esas tareas que se puedan finalizar hoy, sin dejarlas para más adelante.
Aquí tienes algunas ideas de las que tirar, aunque yo creo que lo importante es que cada organización vaya encontrando su propio camino creando su Mentalidad única.
Lo importante en este punto es crear el ambiente propicio para que el equipo tenga una tendencia más fuerte a concretar, a cerrar, que a improvisar y a ir abriendo continuamente.
💡Algo para pensar
En Roma hay algo más de 900 iglesias y 5 basílicas. Súmale a eso el Coliseo, la Fontana di Trevi, el Panteón o el Vaticano, por poner algunos ejemplos.
El resultado es que si vas a viajar a Roma debes escoger bien qué vas a visitar y qué no porque no da tiempo a todo obviamente. Así que la mayoría de esas 900 iglesias tienen más bien pocas visitas y según a qué horas, ninguna.
Hasta aquí nada nuevo, es el mundo de Instagram en el que estamos metidos.
Pues en la Iglesia de San Ignacio de Loyola hicieron algo de lo que todos podemos aprender una buena lección de marketing.
La cosa es que la iglesia tiene unos techos que te dejan la boca abierta, con un efecto de profundidad realmente increíble realizado por Andrea Pozzo entre 1685 y 1694. Pues no se les ocurrió otra cosa que meter un espejo para que, sin dejarte las cervicales y previo pago de un euro, puedas apreciar lo bestiales que son.
¿El resultado? Publicaciones a cascoporro en las redes sociales y una cola guapa que hacen los turistas para pagar un euro y disfrutar de las vistas.
Aquí la cola:
Ojo, no digo que no lo valga, ya te digo que los techos son la leche. Pero también te digo que Roma está llena de obras de arte y patrimonio histórico en cada rincón. Por ejemplo, si vas a la Galleria Doria Pamphilj no encontrarás ni la mitad de gente. Y tiene obras de gente como Velázquez, Caravaggio o Bernini.
¿La lección que nos podemos llevar?
Yo creo que dos mínimo.
Una, que en un mercado saturado es mejor que le digas al cliente exactamente qué debe hacer y de qué manera. De lo contrario se pierde en un mar de oferta.
Dos, que si tú no te crees el valor que ofreces difícilmente nadie te va a descubrir como a las perlas en el fondo del océano.
P.D: Lo del techo de Pozzo es brutal, insisto en que vale la pena.
📕Leer es de guap@s
Para muchos profesionales que conozco el día a día es un agobio de mensajes, urgencias, reuniones eternas y compromisos aplazados.
Y es que el entorno de trabajo puede ser muy duro si no le metes un sistema de trabajo claro, un sistema operativo.
En eso te puede ayudar este libro de Jake Knapp y John Zeratsky. No descubrirás un súper método milagro pero sí te va a ayudar a poner por delante lo que es verdaderamente importante.
Si tuviera que escoger una sola idea de este libro ahora mismo me quedaría con lo de conseguir un modo láser de cierre de tareas. Es una metáfora que nos viene genial para la próxima semana: el Foco.
Cuídate,
Agustí López
Mola mucho esta serie 👏
Me leí el libro make time en su día y aunque es cierto que no descubre nada nuevo, está muy bien lo del highlight diario que comentan. Desde entonces, suelo organizarme así cada día.