Tapa las goteras de la productividad: crea reglas que transformen tu rutina
Y de paso, la de tu equipo
Los malos hábitos son como el agua. Se cuelan por cualquier rendija que dejes, por pequeña que sea.
Un día es una gota, otro día otra, luego aparecen humedades y para cuando te das cuenta puede que necesites algo más que una mano de pintura.
El problema con los malos hábitos es que se acaban estableciendo de forma que, llega un momento, en el que ni los ves venir.
Simplemente forman parte de ti, de tu organización, de vuestra forma de hacer las cosas.
Se meten hasta el tuétano dominando cada pequeña rutina, cada pequeña acción. Como esa gota de agua que no ves, pero que va calando en las paredes.
Los hábitos llegan después de una acción que se repite en el tiempo. Y luego ya se quedan con nosotros por pura inercia.
El problema con los malos hábitos es que hay un retraso entre la acción y sus consecuencias.
No pasa nada por convocar una reunión a primera hora. Ni por consultar el correo electrónico 25 veces al día. Tampoco pasa nada por interrumpir a un compañero por algo que puede esperar.
Cada una de estas acciones por sí sola no tiene un gran impacto ni en tus hábitos ni en tu productividad.
Que levante la mano el que nunca haya convocado mal una reunión, no haya consultado los mensajes sin necesidad o que no haya interrumpido sin más.
Todos hemos estado ahí en un momento u otro. Al menos yo, sí.
Con la sensación de vivir en la rueda del hámster: todo el día en movimiento sin avanzar ni un centímetro.
La cuestión es que todas esas pequeñas decisiones si se acumulan en forma de repetición acaban creando un mal hábito. Y luego ya es muy difícil combatirlo, incluso darte cuenta de que otra forma de hacer las cosas es posible.
Aunque no seas un gurú de la productividad seguro que te das cuenta de que las reuniones a primera hora no son lo más indicado.
Como tampoco lo es abrir el correo electrónico buscando una nueva distracción que te dé la excusa para dejar tu responsabilidad más importante de lado.
¿Y esa interrupción? ¿Era necesaria o podría haberse formulado de otra manera?
Básicamente porque todos estos ejemplos, y muchísimos más, lo que consiguen es que lo importante no esté en la agenda.
Muchas veces hablando con clientes te das cuenta de que su tiempo está ocupado con reuniones a las que podrían no haber asistido, interrupciones de todo tipo y con cientos de mensajes que aprietan como una cuerda mojada.
En cambio, acaban dejando para el final del día aquello que realmente forma parte del núcleo de su rol: el futuro. O peor aún, para el fin de semana.
Y eso crea un paradoja fabulosa. Dejamos lo importante para el tiempo chatarra y el tiempo que realmente es más productivo lo acabamos dedicando a lo secundario.
Es justo al revés de cómo deberían ser las cosas.
👌Crea reglas que combatan los malos hábitos
No te agobies. Está todo mal, pero tiene remedio.
¿Has identificado malos hábitos en tu organización o en ti?
Una medida que puedes tomar es crear una regla automática que bloquee sin contemplaciones cualquier atisbo de mal hábito.
Los malos hábitos surgen de forma inconsciente, ni nos damos cuenta ya de que están ahí. Así que cuando tomamos cualquier pequeña decisión que, en realidad, nos perjudica, puede que nos demos cuenta y paremos a tiempo. Pero eso requiere un esfuerzo consciente importante.
Ahí es donde entran en juego las reglas: límites al comportamiento que nos ayuden a tener los hábitos adecuados.
Para combatir estos hábitos, crear reglas que condicionen tu comportamiento puede ser una solución simple pero efectiva.
Veamos algunos ejemplos que se me ocurren. Son eso, ejemplos, tú debes identificar tus propios malos hábitos y crear reglas que te ayuden a cambiar tu comportamiento.
No hay dos casos iguales, así que toma esto como una referencia. Cada organización es distinta y deberéis adaptar las reglas a vuestra situación.
1️⃣ Mal hábito: consultas los mensajes demasiadas veces al día.
Idea de regla: no consultes los mensajes hasta las 10.
Nota: esto protege el tiempo de alta concentración, algo que es valioso pero fácilmente invadido por distracciones.
Antes de que te dé un infarto. Si por tu rol profesional ES IMPRESCINDIBLE que consultes los mensajes nada más empezar tu jornada, adelante. Pero inmediatamente después, pasa a otra cosa y no estés comprobándolo continuamente.
2️⃣ Mal hábito: No registras ni haces seguimiento de los compromisos adquiridos en las reuniones, lo que genera falta de claridad y progreso.
Idea de regla: Al final de cada reunión reserva 5 minutos para resumir los compromisos, plazos y responsables.
Nota: Utiliza una herramienta sencilla (como un documento compartido o un sistema de gestión de tareas) para registrar los compromisos de cada reunión. Así aseguras que todos tengan claro quién hace qué y cuándo, mejorando la rendición de cuentas y el seguimiento de acciones. Además, esto reduce la necesidad de reuniones adicionales para aclarar dudas.
👀 Ojo, la regla implica no pasar a la siguiente tarea hasta que has completado el registro.
3️⃣ Mal hábito: Consultas constantemente tus redes sociales durante el trabajo, lo que afecta tu concentración.
Idea de regla: Establece bloques de tiempo específicos durante el día para revisar redes sociales, fuera de tu horario de trabajo productivo.
Nota: Prueba a utilizar herramientas de bloqueo en tu navegador o teléfono para limitar el acceso a redes sociales durante las horas más productivas. Esto te ayudará a mantener el foco en las tareas importantes y evitar que las distracciones digitales consuman tu tiempo.
Crear reglas que condicionen nuestro comportamiento de forma consciente nos protege de los malos hábitos y crean otros nuevos.
Es una forma de tapar las goteras y detener esas filtraciones invisibles que os frenan.
Ahora es tu turno.
Los malos hábitos no desaparecen por sí solos, pero crear reglas que los limiten es una de las herramientas más poderosas para transformarlos. No cambies todo de golpe; empieza con un primer paso consciente hacia una forma de trabajar más eficaz y alineada con tus objetivos.
Piensa en esos pequeños hábitos que hoy están frenando tu crecimiento o el de tu equipo. ¿Qué reglas puedes implementar ahora mismo para empezar a mejorar?
No subestimes el poder de una sola decisión. Cada acción que tomas tiene el potencial de cambiar el rumbo de tu día, tu organización y tu futuro.
Empieza ahora, con una pequeña regla. Algo sencillo pero poderoso, y cuéntame cómo cambia tu día o el de tu equipo.
💡Algo para pensar
Simplificar no es hacer menos cosas, es hacer mejor aquello que realmente importa.
A menudo, cuando hablamos de simplificar, pensamos que se trata de reducir tareas, recortar pasos o eliminar complejidad. Pero no es exactamente eso. Simplificar es ir al grano, liberarnos del ruido y las distracciones para centrarnos en lo que realmente tiene valor.
Nos pasamos el día ocupados en reuniones que podrían ser un correo electrónico, gestionando tareas innecesarias o dedicando tiempo a proyectos que no nos llevan a ninguna parte.
Simplificar requiere valor. No solo se trata de decir "no" a compromisos que nos roban tiempo, sino también de abandonar hábitos o rutinas que solo existen porque "siempre lo hemos hecho así". Pregúntate: "¿Realmente necesito hacer esto?" o, mejor aún, "¿Esto me acerca a mis objetivos o solo me ocupa el tiempo?"
El problema es que estar ocupado te da una falsa sensación de productividad. Cuando tienes mil cosas que hacer, parece que estás avanzando, pero en realidad solo mantienes la rueda en movimiento sin llegar a ningún sitio. El verdadero cambio ocurre cuando empiezas a eliminar el ruido, a decir "no" a lo que no importa y a enfocarte en lo esencial.
A menudo, además, lo esencial, lo correcto es lo más difícil. Lo más complejo.
Por eso ese tipo de tareas exigen lo mejor de nosotros. No una versión de nosotros mismos agotada física y mentalmente. Al contrario, avanzar hacia lo que queremos exige que pongamos los mejores recursos justo donde se necesitan.
Así que, aquí tienes algo para pensar:
¿Qué podrías simplificar hoy para enfocarte en lo que realmente importa?
📕Leer es de guap@s
A veces, la innovación parece un terreno difícil de conquistar. Nos encontramos atascados en ideas repetitivas o en procesos que no nos llevan a ningún lado. Es aquí donde este libro, Designpedia, entra en juego, con su propuesta de un enfoque práctico y visual para desencadenar la creatividad.
🚨 Atención. Este libro no es una teoría abstracta sobre diseño, sino una herramienta concreta con mapas, plantillas y procesos que cualquiera puede usar para generar ideas frescas y soluciones innovadoras. Sus autores, Juan Gasca y Rafael Zaragoza, han creado una verdadera caja de herramienta" para design thinking.
Eso sí, hay que tener en cuenta que Designpedia está pensado como una introducción al mundo del diseño estratégico. Si ya eres un experto en design thinking, puede que encuentres las ideas algo básicas.
Pero si estás buscando cómo estructurar mejor tus ideas o necesitas una guía para trabajar proyectos creativos, es un recurso ideal para empezar.
Por último, el libro es de bolsillo. Pero de bolsillo de verdad.
Ojo, no te dejes llevar por las apariencias. Es pequeño, pero matón.
Está todo mal, pero tiene remedio.
Cuídate,
Agustí López
Un post muy útil. ¡El hábito sí hace al monje!
Eso de crear reglas para tratar de hackear el comportamiento futuro es la bomba. Cómo sabes que te vas a comportar mal cuando llegue el trigger que generas el mál hábitos, creas reglas que hagan que tu personal (u organización del futuro) no caiga en esos malos hábitos.
Ostras Agustí, yo me he leído Designpedia y todas las técnicas. Me vino muy bien para hacer un proyecto donde tenía que construir un área que era un laboratorio de clientes y tenía que crear el catálogo de servicios (ej: Customer Journey, Workshop de no sé que, Focus Groups de no sé cuanto...) que esa área daba al resto de áreas.