🚀 IA para pymes (3/4): cómo ahorrar tiempo con tareas que una IA puede hacer por ti
Empieza a delegar tareas repetitivas y gana tiempo real cada semana.
🧠 Tercera parte: cómo usar la IA para hacer más (sin trabajar más)
Tercera entrega de esta serie sobre cómo aplicar la inteligencia artificial en tu pyme sin caer en la parálisis, el postureo ni el síndrome del "esto no es para mí".
🔁 Si te perdiste las anteriores, te las dejo por aquí:
La primera fue una visión general con 10 ideas clave donde la IA puede darte una ventaja.
La segunda, sobre cómo usarla para crear contenido sin perder la vida en horas que se van volando.
Hoy entramos en la segunda de esas áreas: la reducción de trabajo manual.
No es lo que más brilla en un titular, pero es donde más ahorro de tiempo real puedes conseguir si sabes por dónde empezar.
¿Te suena? Es la segunda capa de este gráfico que vimos en la entrega anterior:
Pero no te preocupes: en lugar de darte una lista de herramientas (para eso tienes el Bonus al final), te voy a mostrar casos concretos, ejemplos que ya se están probando y que tú también puedes explorar. Sin grandes equipos. Sin desarrollos a medida. Sin humo.
Vamos al lío.
4️⃣ Atención al cliente automatizada
Menos trabajo, más respuestas
Una cosa que estoy viendo en cada vez más pymes medianas —equipos de 10, 30 o 50 personas, varios canales de contacto, clientes que llaman, escriben, preguntan— es que automatizar parte de la atención al cliente ya no es cosa de grandes compañías.
Y no me refiero a montar un Zendesk con un modelo de lenguaje propio. Hablo de herramientas sencillas, asequibles, que te quitan de encima el alud de dudas repetitivas que llegan cada día. O peor: cada noche, cada domingo, cada festivo.
No se trata de que la IA lo sepa todo. Se trata de que tenga acceso a lo que tú ya sabes: horarios, precios, fichas técnicas, condiciones de servicio. Lo que explicas una y otra vez, pero sin estar tú al otro lado..
🐾 Clínicas veterinarias independientes
En el sector veterinario, donde tengo un cliente directamente implicado (😉), ya hay clínicas que están empezando a automatizar respuestas básicas por WhatsApp o redes sociales:
horarios,
servicios disponibles según el centro,
precios orientativos,
derivación a urgencias.
Usan herramientas como ManyChat o Kommo, que permiten definir flujos de conversación con las respuestas que tú escribirías. El personal de recepción gana tiempo, y los clientes obtienen información inmediata sin saturar la línea de teléfono.
ManyChat, por ejemplo, tiene un plan gratuito que permite crear respuestas automáticas en Instagram, Facebook Messenger y WhatsApp (en versión limitada), con hasta 1.000 contactos y funcionalidades básicas de automatización.
Los planes de pago empiezan en 15 $/mes.
🏭 Empresas de producción con soporte postventa
En empresas industriales que fabrican bajo pedido o tienen productos con componentes técnicos, es habitual recibir consultas constantes sobre:
estado de pedidos,
tiempos de entrega,
recambios disponibles,
condiciones de garantía,
fichas técnicas.
Automatizar parte de esa atención ya es factible sin meterse en desarrollos complejos. Herramientas como Tidio permiten integrar un chat en la web que responde automáticamente con tus propias respuestas predefinidas o entrenadas con IA.
💰 Tiene un plan gratuito que permite integrar un chat en tu web, crear hasta 100 conversaciones automáticas al mes y configurar flujos simples de respuestas frecuentes.
Las opciones más avanzadas, con IA generativa, historial ilimitado y automatizaciones complejas, empiezan en 29 €/mes.
Una alternativa interesante es Zoho SalesIQ, que encaja bien si ya usas otros productos de Zoho (CRM, facturación…). Permite crear bots, segmentar visitantes y automatizar flujos de atención.
Los planes comienzan en 10 €/mes por usuario, y también ofrece una versión gratuita con funcionalidades limitadas pero suficientes para empezar a probar.
No hace falta tener todo resuelto desde el principio. Basta con empezar por las cinco preguntas más frecuentes, probar qué se puede automatizar y afinar con el tiempo. Estamos en fase de exploración. Y eso también es una oportunidad.
🏫 Centros de formación técnica o profesional
Escuelas y academias especializadas también reciben una avalancha de preguntas por email o redes, sobre todo en épocas de matrícula:
fechas de inicio,
plazas disponibles,
modalidades online o presencial,
requisitos de inscripción.
Un chatbot en la web puede asumir gran parte de esta carga. Herramientas como Crisp o Chatbase permiten entrenar la IA con tu propia documentación (folletos, reglamentos, web), para que el asistente dé respuestas bien informadas.
💰 Crisp ofrece un plan gratuito con chat en directo, historial limitado y automatizaciones básicas.
Si quieres integrar un chatbot más avanzado o entrenado con documentación propia, el plan Pro empieza en 25 €/mes.
Chatbase, por su parte, permite subir PDFs o enlaces a tu web para crear un bot que responda usando ese contenido.
Su plan gratuito incluye 30 respuestas al mes y un único bot entrenado. El plan básico de pago empieza en 19 $/mes.
📌 Qué se necesita para empezar
Tener claras tus 10-20 preguntas más frecuentes.
Escribir tú mismo las respuestas (con tu tono, sin florituras).
Elegir una herramienta que funcione bien en el canal donde te contactan.
No buscar la perfección: empezar con lo básico y mejorar sobre la marcha.
Porque no se trata de sustituir el trato humano.
Se trata de protegerlo. Y eso empieza por no agotarlo con tareas que puede asumir una IA bien entrenada.
De todo esto sabe un montón , echa un vistazo a su newsletter porque te sorprenderá todo lo que se puede hacer ya con IA.
5️⃣ Optimización de procesos internos
Menos caos, más claridad
No hace falta ser una gran empresa para sufrir desorganización interna. De hecho, en muchas pymes medianas es donde más se nota: procedimientos que nadie ha documentado, tareas que solo sabe hacer una persona, instrucciones que se pierden en hilos infinitos de correo.
Lo que estoy explorando —y lo que algunas empresas ya están probando— es cómo la IA generativa puede ayudarte a estandarizar procesos, crear guías claras y reducir el ruido organizativo.
Y lo sorprendente es lo poco que cuesta empezar.
📋 Manuales, protocolos y guías en minutos
Hay tareas que se repiten una y otra vez: cómo tramitar una devolución, cómo registrar un cliente nuevo, cómo dar soporte de primer nivel a un problema técnico.
Pero rara vez están documentadas de forma clara.
Con herramientas como ChatGPT o Notion AI, puedes transformar una lista de ideas sueltas o un párrafo desordenado en un documento ordenado, comprensible y con buena estructura.
💰 ChatGPT, con su plan Plus (20 $/mes), te permite acceder a GPT-4, que organiza contenidos, propone formatos, mejora la redacción y genera tablas o listas según lo que necesites.
Si ya usas Notion para gestionar información interna, puedes activar Notion AI desde 8 $/mes por usuario y aprovecharlo para escribir procedimientos, plantillas de reuniones, checklists o manuales internos.
🏭 Procedimientos operativos en producción
En una empresa de fabricación con varios turnos y personal técnico rotativo, los errores operativos suelen venir de una misma fuente: la falta de documentación clara.
Algunas están empezando por algo tan sencillo como:
recopilar la forma correcta de hacer ciertas tareas (en cualquier formato),
pedir a ChatGPT que estructure eso como procedimiento paso a paso,
revisar, traducir si hace falta, y compartirlo desde un espacio común (Drive, Notion, Teams… como comentábamos antes).
No sustituye un sistema ISO, pero es una mejora inmediata frente al caos heredado de los “esto siempre lo hemos hecho así”.
🧑💼 Manuales de bienvenida y formación interna
Otra aplicación muy accesible: crear manuales de bienvenida para nuevas incorporaciones. En lugar de improvisar la misma charla cada vez, puedes tener un documento que explique:
cómo se gestiona el correo interno,
qué herramientas se usan en cada equipo,
a quién acudir según el problema,
cómo se registran ausencias o vacaciones.
No hace falta escribirlo todo desde cero. Basta con pasarle a la IA unos puntos clave y dejar que monte una primera versión. Incluso puedes pedirle que adapte el lenguaje según el perfil: técnico, administrativo, junior…
Y una vez lo tengas, lo compartes en el mismo espacio donde centralizas tus procedimientos: Notion, Drive, Teams...
Lo importante es que esté a la vista y no dependa de la memoria de nadie.
🛠️ ¿Y qué herramientas puedes usar?
ChatGPT (20 $/mes): redacta procedimientos, estructura ideas y adapta el tono al destinatario.
Notion AI (8 $/mes por usuario): convierte notas sueltas en documentos internos listos para compartir.
Slite o Scribe: buenas opciones para generar documentación paso a paso; algunas capturan los flujos directamente desde pantalla.
📌 Qué se necesita para empezar
Escoger un proceso interno que dé problemas o esté mal documentado.
Escribir cómo se hace ahora (aunque esté incompleto).
Pedírselo a la IA para que lo estructure.
Revisarlo y compartirlo con el equipo desde un sitio común.
No hace falta implantar un sistema de gestión documental.
Basta con empezar por una cosa que ahorre tiempo, evite errores y no dependa de la buena memoria de nadie.
6️⃣ Gestión de datos
Menos Excel infinito, más decisiones útiles
En muchas pymes medianas flota una relación complicada con los datos:
hay muchos, están en mil sitios, nadie los domina del todo…
Y cuando hay que tomar decisiones, los datos están —pero no están.
O están mal. O no están conectados.
Lo que estoy explorando —y lo que empiezo a ver que otras empresas también prueban— es cómo la IA puede servir no para sustituir al analista, sino para ayudar a quienes no lo son.
Gente que necesita entender qué está pasando con sus ventas, su producción o sus presupuestos sin pasarse la vida peleando con hojas de cálculo.
📊 Fórmulas de Excel sin pelearte con Excel
Aquí no hay magia, pero sí mucha ayuda.
ChatGPT puede sacarte del apuro con cosas tan básicas como:
“Necesito una fórmula que me calcule el porcentaje de pedidos entregados fuera de plazo.”
“Tengo una columna de fechas, ¿cómo agrupo los datos por mes?”
“¿Cómo calculo la productividad por empleado si tengo horas trabajadas y unidades producidas?”
Y no solo te da la fórmula: te la explica paso a paso y te ayuda a adaptarla a tu caso.
💰 Esto ya lo tienes en el plan gratuito de ChatGPT (GPT-3.5), aunque con el plan Plus (20 $/mes) puedes mantener el contexto, trabajar con Excel más complejo y recibir explicaciones más claras.
⚙️ Automatizar tareas repetitivas en hojas de cálculo
Si cada semana haces el mismo informe, limpias los mismos datos o copias columnas entre hojas… hay margen de mejora.
Con ChatGPT, Microsoft Copilot o extensiones como GPT for Sheets and Docs, puedes:
crear macros en minutos,
automatizar cálculos,
generar informes con formato personalizado,
detectar errores o duplicados automáticamente.
Por ejemplo, puedes pedirle a ChatGPT:
“Crea una macro en Excel que filtre todas las filas con fecha anterior al 1 de enero, copie esas filas a otra hoja y las ordene por importe de mayor a menor.”
Y te lo da. Código incluido. Con instrucciones para pegarlo, ejecutarlo y adaptarlo si cambias algo.
La IA no solo te genera el código VBA, sino que te explica cómo pegarlo, ejecutarlo y adaptarlo si cambias los nombres de las hojas o los rangos. Esto, que hace unos años requería pedirle un favor al cuñado informático, ahora está a tres líneas de texto.
Si prefieres trabajar en Google Sheets, puedes probar extensiones como GPT for Sheets and Docs, que añade funciones de IA dentro del propio Excel de Google.
💰 Su plan gratuito incluye 20 fórmulas diarias, y los planes de pago empiezan en 12 $/mes.
🔍 Analizar datos sin hacer un máster
Este es un terreno donde yo todavía voy —como quien dice— en pañales. Estoy empezando a explorar herramientas que analizan datos automáticamente y ofrecen interpretaciones razonables, sin que tú tengas que construir el gráfico, aplicar el filtro o hacer el cruce manualmente.
Lo que he ido encontrando:
Notion AI: si ya usas Notion como base de datos o CRM interno, puedes pedirle resúmenes, tablas comparativas, análisis por campos…
Power BI + ChatGPT o Copilot: para empresas que ya trabajan con Power BI, integrar IA para hacer preguntas sobre los datos (“¿qué producto ha subido más en márgenes este año?”) es una línea de trabajo que ya se está abriendo.
MonkeyLearn o Polymer: permiten subir un Excel y generar dashboards interactivos sin necesidad de saber programar. Son útiles para análisis exploratorio y presentaciones rápidas.
💰 Polymer, por ejemplo, tiene un plan gratuito con dashboards ilimitados para un usuario, y planes de pago desde 10 $/mes.
Si quieres profundizar de verdad en este tema —y entender no solo las herramientas, sino cómo pensar con datos— te recomiendo seguir la newsletter de Fernando de la Rosa: Titonet Pills. Fernando no solo sabe, sino que explica con una claridad poco común.
📌 Qué se necesita para empezar
Tener localizados tus datos: hojas, carpetas, herramientas.
Detectar una tarea que haces cada semana y te quita más tiempo del que debería.
Probar a pedírselo a la IA: que te dé una fórmula, resuma algo, proponga un gráfico.
Afinar poco a poco.
No se trata de dominar los datos.
Se trata de trabajar con ellos sin que te dominen a ti.
Y para eso, esta nueva generación de herramientas ha abierto una puerta que antes estaba cerrada con llave.
🎁 BONUS: la tabla con (casi) todo
Vale, llevamos ya un buen repaso a herramientas, casos y posibilidades.
Puede que a estas alturas estés a punto de mezclar Chatbase con ChatGPT con Chat loquesea.
Así que para facilitarte la vida, he preparado una tabla resumen con:
el nombre de cada herramienta
una breve descripción
precio aproximado
enlace directo
y una categoría para que sepas para qué sirve sin tener que leerte todo otra vez.
📎 Puedes consultarla aquí → Tabla de herramientas IA para pymes
Es un recurso vivo, que iré actualizando con cada nueva entrega.
Y no, no hace falta que te las mires todas. Basta con encontrar una que resuelva algo que hoy haces a mano.
🔦 Esto es interesante
Sorpresón: bañarse en agua fría no te hace más productivo. Madrugar mogollón, tampoco.
No lo digo yo, lo dice la ciencia. En Australia se han metido con el tema a buscar evidencias y parece que no las hay. O sea, bañarte en agua helada parece que no mejora el nivel de estrés, ni rebaja la inflamación y aumenta las defensas menos que un Actimel.
Ya hace tiempo que se desmontó el mito de lo de las 5 de la mañana, que tampoco parece que marque la diferencia más que dormir de forma regular y con calidad.
De manera que oye, si a ti te sienta bien, adelante con todo. Pero si a ti te va mejor otro horario o ducharte con agua calentita tampoco te sientas culpable. Igual la productividad la encuentras más en otra parte que en un ritual mañanero interminable.
☕️ Para tomar un café
Hoy con:
Antonio Ortiz: Una tecnología que parte la vida en dos
Da en el clavo: hay una generación que se enfrenta a un cambio radical y profundo respecto a su profesión, el contenido de la misma y su futuro. Como ya pasó con los fotógrafos, como ya pasó con los periodistas, pero ahora es más rápido y más masivo.
Pavel Mazuelas: Herramientas indispensables para 2025
Un buen cajón de herramientas para trastear un buen rato. Las opciones tecnológicas de hoy son casi infinitas, así que se agradece que alguien te haga un primer filtro, ¿no te parece?
Ana Fuentes: La trampa de enamorarte de tu producto y olvidar al cliente
Nada peor que enamorarte ciegamente de eso que vendes. Ya sabemos que el amor es ciego y, a veces, no deja tomar buenas deciciones.
Oye, si todo esto te está pareciendo interesante…¿qué tal si compartes el artículo con alguien a quien pueda interesar?
😘
Está todo mal, pero tiene remedio.
Cuídate,
Agustí López
Estoy terminando yo una edición de Con C de Com con usos que yo hago de la IA... Muy interesante, Agustí.
Me encanta el enfoque de usar la IA para ganar tiempo en lo que debe usarse, no meter un chatbot a lo loco que hable con tus clientes.
Respecto los protocolos y documentar mi experiencia es que se requiere de un cambio de mentalidad también. Si chatGPT hace el protocolo pero nadie lo lee...no sirve de nada.
En estos casos yo lo que hago es grabo un vídeo realizando X proceso. Le paso la transcripción para que genere ese protocolo. Y queda en video y en escrito.
PD: el listado me ha recordado que tengo el mío desactualizado, ya me has dado trabajo jajajaja