Rompe los silos de información con Notion+IA

Cada día tus clientes preguntan exactamente lo mismo por WhatsApp, email o llamada. Siempre las mismas consultas, siempre el mismo tipo de duda. Y el equipo buscando y preparando la misma respuesta una y otra vez.

Acudiendo a esa “nube” de archivos con un montón de ficheros, no siempre bien ordenados. Removiendo una y otra vez las bandejas de email a ver si la respuesta aparece por agitación. Buscando ese mensaje donde estaba todo perfectamente explicado para glorificar un poco más el copy/paste.

Mientras tanto, el tiempo vuela.

No es anecdótico: un informe de McKinsey reveló que los equipos dedican 1,8 h al día (9,3 h/sem) a buscar información. Calculado de otra manera, es como si uno de cada cinco miembros del equipo se dedicara solo a buscar información para el resto. Toma ya.

Y no pasa solo con los clientes, tu equipo también comparte todo tipo de información sobre protocolos, procesos u otro tipo de información a la que hay que recurrir una y otra vez.

¿Te suenan esas visitas frustradas a compañeros, dudas sin respuesta, búsquedas por WhatsApp sin fin? Eso es la fricción productiva que te cuesta atención, energía y competitividad.

Piensa por un segundo, aprendes algo nuevo, descubres un problema recurrente o un pequeño pedazo de información que te hace un poco más sabio. ¿Qué haces con eso? Lo más probable es que te lo guardes en la cabeza, en las carpetas del email o en algún rincón del disco. Eso acaba creando silos repartidos por toda la organización, silos por donde el conocimiento no fluye.

Esto en las pymes acostumbra a ser especialmente grave por la ausencia de procedimientos y sistemas creados para combatirlo. Hay intranets a las que deberíamos llamar infranets…porque son como entrar en el inframundo.

Ojo, en las grandes a veces pasa justo lo contrario. Hay tantos sistemas que gestionar información es entrar en un laberinto de aplicaciones y repositorios.

Una solución al alcance de cualquier pyme

Imagina que todo ese flujo de preguntas (¿cómo devuelvo un pedido? ¿cómo descargar las facturas?) estuviera centralizado en Notion.

Un tablero limpio: pregunta, respuesta.
Y con un clic, Notion AI Q&A responde al cliente o al equipo al instante, sin dejar que nada se escape.

¿A que ya te parece algo más ordenado?

Pero avancemos, ¿por qué dejarlo ahí? ¿Y si ese asistente también viviera en tu web? Atendiendo a tus clientes 24/7. Sin gastar en horas extra. Sin crear caos de versiones.

Tecnología sencilla con impacto visible. Boom.

Así funcionaría, paso a paso

1️⃣ Base FAQ en Notion: tu epicentro de conocimiento

Crea una base de datos con:

• Pregunta

• Respuesta (clara, paso a paso)

Y ya, si quieres completar esa base de datos, puedes añadirle otras variables como:

• Categoría (pago, envío, factura, ventas, reclamaciones...)

• Frecuencia con que aparece

• Última actualización

Duplica al menos 20–30 preguntas reales del último mes, las que más repitan, las que todas las semanas acaban apareciendo. Ese será el punto de partida para ordenar el caos.

2️⃣ Activa Notion AI Q&A – respuestas al toque

Para algo así lo primero que vas a necesitar, además de tener cuenta en Notion, es activar Notion AI si es que no la tienes ya (plan Business o Enterprise). Aviso, los precios del plan Business empiezan en 19,50€ por usuario. Pero créeme que si le sacas partido es un coste irrisorio.

Una vez tengas montada la base de datos (más sencillo que el mecanismo de un chupete) ya puedes tirar de la IA para buscar respuestas. Eso sí, la velocidad te va a sorprender, se acabó perder el tiempo rebuscando en los cajones digitales.

Simplemente, abre la base FAQ y pulsa el icono de su IA o usa Ctrl+Shift+K. Con algo tan sencillo ya estáis preparados para preguntas como:

¿Cómo se solicita un reembolso?

¿Cómo puede un cliente descargar sus facturas?

¿Cuál es el procedimiento de alta de un cliente?

La IA responderá en segundos, usando solo tu contenido.

3️⃣ Valora crear un chatbot para tu web

Y si has integrado la solución como chatbot en tu web, no te preocupes, la IA entiende sinónimos y errores leves. No importa si alguien dice “tramitar devolución” o “quiero devolver”. Lo entenderá a la primera.

Actualizas la base y la IA se actualiza contigo. Organizados y eficientes.

Ya hay una auténtica explosión de herramientas que permiten crear chatbots fácilmente y debo confesar que yo no soy un experto del tema en absoluto. Peeeeero lo que sí sé es que herramientas como Chatbase permiten crear agentes conectados con tu base de conocimiento en Notion.

Eso sí, los precios empiezan en 40 $ al mes. De nuevo, si lo vas a utilizar bien te acabará pareciendo un coste ridículo.

Como te digo, no soy un experto en chatbots ni mucho menos. Así que es posible que existan mejores opciones, si conoces alguna mejor déjalo un comentario porfa.

💡 Opcional: Integración en Slack

Si en tu organización ya estáis utilizando Slack como canal de comunicación interna, valora esta opción. O sea, podrías conectar tu base de conocimiento con Slack para que tu equipo pueda lanzar preguntas desde allí sin salir del entorno de Slack.

Imagina acabar con todos esos whatsapps y mensajes que se acumulan creando un ambiente de inmediatez y agobio.

¿Ahora mismo te has perdido más que el Fary en una rave?

No pasa nada, lo primero es que no tiene demasiada complicación. Y lo segundo, aquí está bien explicado.

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¿Te van los retos?

Oye, porque no te planteas hacer ahora mismo una primera lista de temas que son recurrentes en tu organización.

Simplemente toma un folio y empieza a volcar todo eso que se repite una y otra vez. Coméntalo con tus compañeros, tal vez estáis dando vueltas y vueltas siempre sobre los mismos temas.

Si es así, dadle otra oportunidad a este artículo.

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🔦 Esto es interesante

En la Universidad de Northwestern tienen una investigación en marcha que, oye, por una vez es divertida. Se trata de intentar adivinar si una imagen determinada ha sido creada o no con inteligencia artificial.

Por ejemplo, esta fotografía de Isabel II es una de ellas. Tú, ¿qué dices?

¿Te atreves?

Está todo mal, ya sabes. Pero tiene remedio.

Cuídate,
Agustí López