Gestiona las interrupciones de tu equipo sin irte a vivir a una cueva

Son las 10 de la mañana. Tienes una reunión a las 11 y estás por fin listo para avanzar en ese proyecto pendiente... pero un mensaje urgente te detiene en seco. Y así, la concentración se esfuma. Un mensaje urgente del equipo, una llamada inesperada, o peor: te acuerdas de algo que se te olvidó hacer. Adiós a la concentración.

Hola, jornada interminable.

Las interrupciones dentro del equipo son el enemigo silencioso de la productividad. Aparecen cuando menos las necesitas y tienen la capacidad de destrozar el día más planificado. Pero, ¿por qué son tan perjudiciales? ¿Qué tipos de interrupciones son las más frecuentes en los equipos?

Y lo más importante: ¿hay soluciones para minimizarlas sin sacrificar la comunicación? Claro que sí, ya sabes. Está todo mal, pero tiene remedio.

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Qué son las interrupciones de equipo y por qué afectan tanto

En pocas palabras, una interrupción es cualquier evento, interno o externo, que detiene lo que estás haciendo y te obliga a cambiar de tarea. Cuando estas interrupciones provienen del equipo, el impacto puede multiplicarse porque afectan a varias personas.

Cada interrupción tiene un coste más allá del tiempo que dura: cambiar el enfoque requiere un esfuerzo mental adicional y puedes tardar bastantes minutos en recuperar el nivel de concentración anterior. No es extraño que, a veces, te sientas como Bill Murray en aquella película: atrapado en el tiempo.

El efecto acumulativo es devastador. Haz números, si cada interrupción te roba 10 minutos y sufres cinco al día, has perdido casi una hora entera. Pero no es solo el tiempo: también genera estrés, errores y sensación de frustración por no avanzar en lo importante.

Eso sí, siempre puedes culpar al mensajero: “Perdón por la interrupción, pero...” ya es el himno no oficial de cualquier oficina.

Y justo aquí es donde entra la pregunta clave: ¿cómo evitar que este himno se convierta en banda sonora permanente para tu equipo? Vamos a explorar las interrupciones más comunes y cómo ponerles freno sin perder la comunicación.

Las interrupciones más comunes dentro de un equipo

Esto de las interrupciones es un ramillete tan variado como florido, aunque hay algunos sospechosos habituales.

Encontrarás mil motivos para dejar lo que estabas haciendo y distraerte con otro tema, de todo. Sin embargo, he preparado una lista con lo que a mí me parece más destacado.

🔪 Los principales culpables:

• Reuniones inesperadas o mal planificadas: Convocar una reunión sin un objetivo claro o de último minuto rompe el ritmo de trabajo de todos. Puede dar una falsa sensación de equipo resolutivo, pero es todo lo contrario.

• Mensajes constantes en chats: Cada "ping" o mensaje nuevo exige atención inmediata y rompe el flujo de trabajo. Esos chats que sacan humo constantemente son el zapping de tu atención.

• Solicitudes "rápidas" que no lo son: "¿Tienes un minuto?" casi nunca es un minuto, y estas interrupciones suelen acumularse. Este tipo de síntomas a menudo esconden procesos poco descritos o información que no fluye correctamente.

• Falta de claridad en prioridades: Cuando no está claro qué es urgente y qué no, todo parece demandar atención inmediata. Otro clásico de la improvisación, todo parece para ayer.

👌 Lo curioso es que la mayoría de estas interrupciones vienen disfrazadas de "cosas pequeñas", pero juntas logran el efecto de un terremoto.

Por ejemplo, imagina un día típico en el que recibes un mensaje pidiendo algo rápido, un correo que requiere una aprobación inmediata y una consulta casual de un compañero. Por separado, no parecen gran cosa, pero si cada una interrumpe un bloque de trabajo, al final del día has perdido horas valiosas saltando de una cosa a otra.

🥳 5 ideas para gestionar mejor las interrupciones (la quinta es mi preferida)

1. Crea un sistema claro de prioridades

Hablar de prioridades con tu equipo no es una charla informal, es casi un ejercicio de cirugía. Hay que diseccionar lo urgente de lo importante y luego asegurarse de que todos entienden la diferencia.

🔍 Ejemplo práctico: Imagina que trabajas con un equipo de soporte técnico. Para evitar que cada problema parezca una emergencia, puedes establecer un sistema como este:

• Prioridad baja: Consultas generales que pueden resolverse en 24 horas.

• Prioridad media: Problemas que afectan a un cliente pero no detienen su operativa.

• Prioridad alta: Fallos críticos que bloquean completamente el uso de un producto o servicio.

Cada miembro del equipo debe etiquetar las tareas según estas categorías antes de escalarlas. Además, puedes usar una herramienta para automatizar la asignación de tickets según la prioridad.

🏃🏽‍♂️ Cómo hacerlo paso a paso:

1. Define qué significa “urgente” en tu contexto:
   ¿Una emergencia del cliente? ¿Un bloqueo en el trabajo? Déjalo claro y pon ejemplos.

2. Establece un sistema de escalado:
   Por ejemplo, usa etiquetas en tu comunicación. Aquí tienes un par de ideas que ya dan una pista sobre cómo gestionar los temas:

   • "Importante" (responder en el día).

   • "Urgente" (responder en la hora).

3. Crea una página de referencia rápida:
   Un documento accesible que explique las categorías de prioridad. Algo que cualquier miembro del equipo pueda consultar en un minuto.

4. Comunica y refuerza el sistema:
   Recuérdalo en reuniones y evalúa si está funcionando cada cierto tiempo. Que todo el equipo esté alineado en esto, empezando por ti.
   

2. Limita las reuniones

De las reuniones ya he hablado otras veces, y no me voy a cansar de hacerlo porque son un pozo sin fondo. Te dejo también los doce principios de las reuniones eficientes que publicó Jorge Bosch hace un tiempo, repásalo con detalle.

• Revisa la necesidad de cada reunión: Antes de convocarla, pregúntate si realmente es necesaria o si puede resolverse con un mensaje.

• Establece un objetivo claro y un tiempo límite: Una reunión de 15 minutos bien estructurada es más efectiva que una hora de debate desordenado.

• Agenda un "no reuniones day": Un día libre de reuniones para permitir bloques de trabajo profundo.
  

3. Define canales específicos para consultas urgentes

• Usa un canal de comunicación exclusivo para emergencias, como un grupo en Slack o Teams etiquetado claramente como "Urgencias". Esto evita que temas no prioritarios se mezclen con lo realmente importante.

• Implementa colores o etiquetas visuales para diferenciar niveles de prioridad. Por ejemplo, rojo para temas críticos y amarillo para cuestiones que pueden esperar algunas horas.

• Limita quién puede usar estos canales. Si todos lo hacen sin criterio, se pierde su efectividad. Define reglas claras: solo problemas que bloqueen el trabajo o requieran una decisión inmediata.

• Utiliza herramientas como Slack o Microsoft Teams, que permiten configurar notificaciones inteligentes para estos canales, de modo que sólo las alertas críticas interrumpan tu flujo de trabajo.
  

Ejemplo práctico: Supongamos que trabajas en un equipo de diseño. Puedes tener un canal llamado "Soporte crítico" donde solo se reportan errores que detienen la producción, y otro llamado "Dudas generales" para temas que no necesitan respuesta inmediata.

4. Incorpora días o bloques libres de interrupciones

• Designa un día o varias horas a la semana donde todos puedan trabajar sin interrupciones ni reuniones. Esto fomenta el enfoque profundo y ayuda a avanzar en tareas complejas.

Ejemplo práctico: Puedes establecer las mañanas de los martes como "zona libre de reuniones", durante las cuales el equipo se centra en sus tareas individuales sin interrupciones. Si surgen urgencias, se canalizan mediante un responsable designado.

• Evalúa y ajusta: Al final de cada mes, recopila feedback del equipo sobre la efectividad de estos bloques. Esto ayuda a identificar mejoras y a reforzar la adhesión a esta práctica.

• Usa herramientas digitales: Los calendarios compartidos pueden marcar visualmente estos bloques como "tiempo protegido", para evitar malentendidos o reuniones no planificadas.

5. Da ejemplo como líder

Si tú respetas los tiempos de tu equipo y minimizas las interrupciones, ellos seguirán tu ejemplo. Predica con el ejemplo siendo consistente con los hábitos que esperas.

Más ideas para liderar con el ejemplo:

• Responde de forma asincrónica: Antes de interrumpir con una llamada o mensaje, para un segundo. Pregúntate si puedes enviar un correo o una nota para que la otra persona lo gestione en su tiempo.

• Bloquea tiempo en tu calendario: Haz visibles tus franjas de trabajo profundo en el calendario compartido. Esto no solo protege tu enfoque, sino que anima al equipo a hacer lo mismo.

• Organiza reuniones eficaces: Haz un esfuerzo por mostrar cómo se dirige una reunión breve y enfocada, con objetivos claros y resultados concretos. Esto inspirará a otros a hacer lo mismo.

🤔 Una reflexión final

Gestionar las interrupciones del equipo no se trata de restringir la comunicación, sino de estructurarla mejor. Empieza implementando un par de las estrategias mencionadas y observa los resultados. Recuerda: la clave está en equilibrar la necesidad de colaborar con el respeto al tiempo de todos.

Cada minuto que recuperas al controlar estas interrupciones es tiempo que tu equipo puede dedicar a lo que realmente importa.

Aquí te he dejado unas cuantas ideas que puedes poner en marcha enseguida, comparte los resultados de tus primeras acciones; me encantará saber qué estrategias han funcionado mejor para ti.

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🤖 La IA que voy descubriendo

El becario, quiero decir, ChatGPT, hace poco que sacó una nueva funcionalidad: las tareas programadas.

Ojo, no salgas huyendo que no es lo que parece. No se trata de que (por ahora) pases tu gestión de tareas a ChatGPT. Por lo menos no es lo que yo estoy haciendo. Pero sí hay algunas cosillas interesantes que me están funcionando bien. Aunque todavía está en Beta, creo que es una herramienta más que tenemos disponible para sacar todavía más jugo.

Yo no lo estoy utilizando para que me haga recordatorios al estilo de “Recuerda beber agua” o similar. Me consta que puede hacerlo, pero no me interesa.

Te doy un ejemplo. Me interesa saber más sobre IA y cómo podría aplicarla en mis procesos de trabajo. Sin embargo, todavía voy en pañales con el tema y necesito un poco de filtro de información para no andar consumiendo a lo loco.

Así que le he pedido que me informe periódicamente de grandes novedades sobre IA en relación al mundo del marketing y las ventas. En concreto, que:

• Me envíe un correo electrónico todos los lunes a las 7.

• Me de las noticias más relevantes sobre IA en marketing y ventas.

• Haga un resumen ejecutivo con los puntos clave.

• Me dé las URLs de las fuentes y posibles nuevas herramientas.

Por supuesto, tengo otras fuentes, pero como te digo esta prueba es un complemento más. Y debo decir, que muy interesante.

Nota: Para crear este tipo de tareas debes escoger el modelo GPT-4o con tareas programadas en el desplegable.

Verás que la interfaz es muy intuitiva, nada compleja.

Una vez escogido el modelo de tareas simplemente le pones un prompt con lo que necesitas. Algunos consejillos que a mí me han funcionado:

• Descripción específica de la tarea: Qué necesitas hacer o recordar exactamente.

• Frecuencia: Cada cuánto tiempo deseas que se repita (diariamente, semanalmente, mensualmente, etc.). Mi correo sobre IA es semanal, le he pedido que me lo envíe todos los lunes a las 7 AM.

• Hora y fecha de inicio: Cuándo debería activarse por primera vez, puedes programar tareas en el futuro.

• Duración o fecha de finalización: Si es algo que debe continuar indefinidamente o hasta una fecha en particular.

• Detalles adicionales: Cualquier información extra que facilite el cumplimiento de la tarea, como enlaces, documentos o notas específicas.

Este caso solo es un ejemplo simple, como muchos otros que se te pueden ocurrir. También le he pedido otras tareas para ir probando, como que me avise cuando una web determinada publique una nueva noticia. Y funciona…

Si has hecho pruebas con las tareas, ¡estaré encantado de conocerlas! Te leo…

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📭 Newsletters que te recomiendo

Inauguro sección para hablarte de contenido de calidad que puedes encontrar en otras newsletters.

Y es que hoy puedes encontrar publicaciones brutales con contenido bestial. De verdad, no hablo de publicaciones superficiales, más cortas que las mangas de un chaleco.

Te hablo de contenido con chicha de la buena.

Esta semana te recomiendo Motivadores Club, el último proyecto del gran veterano digital

@Yoriento (Alfonso Alcántara)

. Tal y como él mismo se define, es una newsletters para profesionales que quieren MOTIVAR con eficacia a personas y equipos en la empresa.

Y es que Alfonso de motivación y psicología aplicada al día a día sabe lo que no está escrito. Lleva compartiendo conocimiento del bueno ni sabe ya la tira de años y siempre, absolutamente siempre, con un poco de humor fino.

P.D: esto no es una recomendación cruzada ni interesada, la recomiendo porque vale cada minuto que le dediques.

Está todo mal, ya sabes.
Pero tiene remedio.

Cuídate,
Agustí López